12 تکنیک موثر برای ارتباط برقرار کردن و خوش مشرب شدن در محل کار

آیا در برقراری ارتباط موثر کلامی یا نوشتاری با دیگران خیلی تلاش می‌کنید؟ کلمات به راحتی بر زبانتان جاری می‌َشوند اما نتایج واقعی که از آن کلمات حاصل می‌شود با قصد و نیت شما فاصله دارد؟ شاید با به کارگیری چند تکنیک موثر مشکلتان حل شود.

ارتباط برقرار کردن با دیگران بسیار ساده به نظر می‌رسد. شما چند کلمه حرف می‌زنید، طرف مقابلتان می‌شنود و با گفتن چند جملات به شما واکنش نشان می‌دهد. اینجاست که یک گفتگو شکل می‌گیرد.

حتما بخوانید: 9 روش موثر برخورد/مواجهه با افراد دشوار در زندگی

شاید این گفتگو به خاطر اینکه یک یا هر دو طرف منظور یکدیگر را متوجه نشده‌اند یا هر مسئله دیگری، آنطور که دوست داشتید پیش نرود. این سر در گمی مخصوصا وقتی در محیط کار هستید مشکل‌آفرین و ناراحت‌کننده است.

بنابراین چطور می‌توان مطمئن شد که دفعه بعد منظورتان را بهتر به دیگران منتقل می‌کنید؟ چه نوع تکنیکهایی برای ارتباط برقرار کردن لازمند تا با به کارگیری آنها بتوانید گفتگو یا جلسه بعدی را پربارتر و لذت بخش‌تر کنید؟

ارتباط موثر چیست؟

برای ایجاد ارتباط موثر، هر دو طرف باید به طور واضح منظور یکدیگر را درک کنند. هر طرف شرکت‌کننده در گفتگو باید منظورش را چه از طریق کلمات و چه نشانه‌های غیرکلامی، به طور شفاف منتقل کند تا طرف مقابل آن را بفهمد.

البته غیرممکن است که این کلمات یک معنی و مفهوم واحد را منتقل ‌کنند اما نشانه‌های غیرکلامی چیز دیگر و حتی گاهی اوقات پیام متضادی را می‌رسانند. آموختن استراتژی‌های لازم برای ایجاد ارتباط مثبت می‌تواند تفاوت قابل توجهی را هم در محیط کار و هم زندگی شخصی به وجود آورد.

حتما بخوانید: چگونه یک آدم باحال باشیم؟ (3 گام ضروری)

سه نوع ارتباط

فردی که به طور موثر ارتباط برقرار می‌کند، بر این سه نوع ارتباط مسلط است:

• کلامی: استفاده از کلمات به صورت گفتاری (رو در رو یا پشت تلفن)
• غیرکلامی: استفاده از زبان بدن و حالتهای چهره
• نوشتاری: استفاده از کلمات به صورت نوشتاری

یادگیری این نوع ارتباطات مخصوصا برای کارتان ضروری است. پس بیایید ببینیم دلیل آن چیست.

چرا تکنیکهای برقراری رابطه موثر در محل کار اهمیت دارد؟

اما ارزش برقراری ارتباط شفاف فقط مختص رهبران نیست. تمام کارمندان در هر سطحی، باید این مهارتها را یاد بگیرند. دلایل آن هم اینست که مهارتهای ایجاد ارتباط موثر:

• به حل مشکلات کمک می‌کنند.
• منجر به یافتن راه‌حل می‌شوند.
• سوتفاهم‌ها و تضادها را کم می‌کنند.
• میزان بهره‌وری را افزایش می‌دهند.
• مشارکت دیگران را بیشتر می‌کنند.
• اعتماد کلی را تقویت می‌کنند.
• فرصتهای پیشرفت شغلی و مزایای مالی را در پی خواهند داشت.

بررسی ها نشان می‌دهند وقتی با دیگران خوب ارتباط برقرار کنید، احساس خوشبختی و موفقیت در حرفه و زندگی‌ و افزایش درآمد هم بیشتر خواهد شد. در ادامه این مقاله تکنیکهایی را به شما معرفی می‌کنیم که در این مسیر کمکتان خواهند کرد.

حتما بخوانید: 20 مهارت اجتماعی کاربردی برای اینکه دوست داشتنی تر باشیم؟

1-لبخند واقعی بر لب داشته باشید

داشتن یا نداشتن لبخند بر لب تنها چیزی نیست که در اینجا اهمیت پیدا می‌کند.

با اینکه یک لبخند واقعی می‌تواند صمیمت و روی باز شما را سریعا منتقل کند، اما لبخند دیگری هم هست که ممکن است ناشی از تکبر شما باشد و تحقیرآمیز به نظر برسد. لبخندهایی هم هستند که اجباری و فقط برای رعایت ادب (مصنوعی) بر لب می‌آیند اما در چشمها اثری از آنها دیده نمی‌شود. یک لبخند واقعی و همینطور تصنعی همانطوری که به نظر می‌رسند، احساس می‌شوند.

برای برقراری ارتباط موثر اینکه با روراست بودن به طرف مقابلتان احترام بگذارید، اهمیت دارد. اگر آنها تصنعی بودن لبخندتان را تشخیص دهند، هر چه بگویید ریاکارانه و دروغین برداشت می‌شود. اگر بخواهید اعتماد طرف مقابل را جلب کنید، بهتر است لبخندی نزنید که شما را دروغگو جلوه دهد.

2-سوالات درست و به جا بپرسید

برای درک بهتر افکار و منظور دیگران از آنها سوال بپرسید. در این صورت یا چیز جدیدی درباره آن شخص می‌فهمید یا حرفی که زده است برایتان روشن و واضح می‌شود.

سوالات پایان بسته سوالاتی هستند که بتوان به آنها با یک بله یا خیر ساده پاسخ داد. چیزی شبیه سوالاتی که در دادگاه پرسیده می‌شود:” آیا درست است که …؟” ما به این سوالات برای رسیدن به اطلاعاتی که فورا نیاز داریم و باید بدون لفافه باشند، پاسخ می‌دهیم. در مقابل سوالات پایان باز سوالاتی هستند که طرف مقابل نمی‌تواند با یک جواب بله یا خیر به آنها پاسخ دهد. پاسخ این سوالات طولانی‌تر و به اطلاعات مفصل‌تری نیاز است.

حتما بخوانید: هنر خوب صحبت کردن با افراد مختلف: نکات بسیار مهم و کاربردی

سوالات غیرکنجکاوانه بپرسید و طرف مقابل را درگیر صحبت کنید. سعی کنید به گفتگو ادامه دهید تا فرصت داشته باشید سرنخ‌های کلامی و غیرکلامی که شما به سمت تکنیکهای بعدی ایجاد ارتباط سوق می‌دهند را به دست آورید.

3-گوش کردن فعالانه را تمرین کنید

به زبان بدن افرادی که بادقت به حرفهای طرف مقابلشان گوش می‌دهند دقت کنید. آنها رویشان را به طرف گوینده برمی‌گردانند، مستقیما به او نگاه می‌کنند و به آنچه گفته می‌شود گوش می‌دهند.

افرادی که به طور موثر ارتباط برقرار می‌کنند، گوش کردن فعالانه را هم تمرین می‌کنند. آنها به هر چه طرف مقابلشان می‌گوید و هر کاری که در حین گفتگو انجام می‌دهد، توجه می‌کنند.

حتما بخوانید: 27 نکته آداب معاشرت در زندگی اجتماعی

آنها دقت زیادی را صرف توجه به نحوه صحبت کردن طرف مقابلو اینکه زبان بدن او چه معنایی دارد، می‌کنند. آنها این کار را می‌کنند تا بتوانند بعدا طوری که نشان دهد حرفهای طرف مقابلشان را فهمیده‌اند، واکنش نشان دهد.

4-کسانی که خوب ارتباط برقرار می‌کنند را زیرنظر بگیرید

بهتر است رفتار و شیوه افرادی که ماهرانه با دیگران ارتباط برقرار می‌کنند را تحت نظر بگیریم و بیشتر به موفقیتی که در انتقال پیام دارند توجه کنیم تا اینکه فقط مهارتهای ایجاد ارتباط موثر را بیاموزیم.

در صورت امکان، در کنار افرادی که در یک گفتگو دیگران را جذب خود کرده‌اند قرار بگیرید و به آنچه می‌گویند و انجام می‌دهند تا منظورشان را منتقل کنند و با دیگران بهتر ارتباط برقرار کنند توجه کنید.

از دست ندهید: شخصیت شناسی افراد مختلف از روی چهره آن ها (جدیدترین روش بدون خطا)

تاکتیکهایی که برای ایجاد روابط مستحکم به کار می‌برند را یاد بگیرید و آنها را تمرین کنید.

5-بازخورد بگیرید (و دریافت کنید)

چه مخالف و چه موافق، طوری به طرف مقابلتان واکنش نشان دهید که بفهمد به آنچه می‌گوید گوش می‌دهید. بازخورد شما باید به آنها بگوید که شما به جملاتشان با جدیت گوش می‌دهید و برای پاسخ به آنها فکر می‌کنید.

متقابلا تفکر در مورد بازخورد دیگران و مستقیم سوال پرسیدن برای اینکه مطمئن شوید منظورشان را فهمیده‌اید به همان اندازه مهم است.

مواقعی هم هست که رفتار یا حرف شخصی باعث ناراحتی‌تان می‌شود، دست از گوش دادن برمی‌دارید و برقراری ارتباط دشوارتر می‌شود. به همین خاطر بسیاری از افراد در گفتگوی دو طرفه‌شان دچار اختلاف و سوتفاهم می‌شوند.

6-استرستان را کم کرده و خونسرد باشید

در صورت لزوم و امکان، در حین گفتگوهای داغ و پرتنش کمی قدم بزنید و چند لحظه نفس عمیق بکشید تا بر افکار و اعصابتان مسلط شوید. به جای اینکه اضطراب و خشمتان را به دیگران منتقل کنید، بهتر است سعی کنید به آرامش برسید.

اگر فکر می‌کنید ممکن است از کوره در بروید یا از نظر عاطفی به هم بریزید، بهتر است محل را ترک کرده و به خود و دیگران فرصتی بدهید تا به آرامش برسید. در نظر گرفتن این نکته برای زمانی‌ هم که به صورت آنلاین با دیگران ارتباط برقرار می‌کنید، به همان اندازه مهم است. به طور کلی در چنین شرایطی به جای اینکه یک گروه آنلاین پرجمعیت را ترک کنید، بهتر است از کامپیوترتان فاصله بگیرید.

حتما بخوانید: چگونه در شرایط مختلف مودب باشیم؟ (3 گام ساده)

به خودتان و دیگر شرکت‌کنندگان در یک گفتگوی جنجالی فرصت بدهید تا به آرامش برسند. اما اگر افرادی بودند که نسبت به این مسئله اهمیت نشان ندادند، احتمالا بهترین کار اینست که پیامهایشان را بدون خواندن پاک کنید.

در برخی موارد بسته به اینکه با چه کسی صحبت می‌کنید، بهترین کار اینست که به مخاطبتان بگویید چه احساسی دارید و از او بخواهید همانند شما با کشیدن چند نفس عمیق و حفظ خونسردی، صبور باشد.

7-دیگران را درک کنید

برای همدلی، باید از احساسات دیگران که احتمالا از طریق زبان بدن سرنخهای غیرکلامی قابل تشخیص است، آگاه باشید و آن احساسات را طوریکه انگار در شما برانگیخته شده‌اند، حس کنید.

در چنین شرایطی وقتی آنها خوشحال و هیجان‌زده باشند، شما هم هستید. اگر اندوهگین باشند (در سکوت یا به هر شکل دیگری) شما هم با آنها غمگین می‌شوید.

حتما بخوانید: چگونه ارتباط اجتماعی برقرار کنیم؟ (۳ روش داشتن ارتباطات قوی)

اگر نسبت به مسئله‌ای عصبانی هستند، همدلی واقعی‌تان به آنها کمک می‌کند تا کمتر احساس تنهایی کنند و حالت تدافعی بگیرند. این کار باعث می‌شود هر دوی شما راحت‌تر یکدیگر را درک کنید و منظورتان را بهتر برسانید.

همدلی همیشه با آگاهی از نشانه‌های غیرکلامی به وجود نمی‌آید. حتما لازم نیست سرنخهای دقیقی را شناسایی کنید و منظورشان را بفهمید تا بتوانید با آنها همدلی باشید. اگر همدل باشید، احتمالا حتی قبل از اینکه بخواهید توضیح دهید چه برداشتی از گفته‌ها و رفتارش داشته‌اید، احساساتش را درک کرده‌اید.

8- مطالعه منظم داشته باشید

چه بخواهید به طور ویژه مهارتهای ارتباطی نوشتاری‌تان را توسعه دهید و چه از کتابهای نوشته شده توسط افرادی که به طور موثر رابطه برقرار می‌کنند کمک بگیرید، مطالعه یک روش قدرتمند برای پرورش مهارتها در این زمینه است.

مطالعه همچنین روش خوبی برای آگاه ماندن و آموختن اخبار و حقایق جالبی است که می‌توانید بعدها در یک گفتگو به کار ببرید. همچنین دایره واژگانی که به شما در برقراری ارتباط بهترکمک می‌کند را تقویت کنید. هدف زودهنگام شما هر چه که باشد، مطالعه خوب یک کاتالیزور قوی برای رشد فردی است.

9-در انتخاب کلمات دقت کنید

انتخاب کلمات می‌تواند حس همدلی و همبستگی (و یا حتی هیچکدام از اینها) را منتقل کند. اینجاست که مشخص می‌شود شما فقط دارید گفتگو می‌کنید یا متفکرانه و با حواس جمع با طرف مقابل ارتباط برقرار کرده‌اید.

هرگز قدرت انتخاب کلمات در ارتباطات را دست کم نگیرید. یک کلمه در یک محتوای خاص می‌تواند پاسخ و واکنشی خلاف انتظارتان را در پی داشته باشد.

حتما بخوانید: روش استفاده از قانون جذب برای دوستی، ثروت و موفقیت

واژگانی که برای توصیف خودتان و دیگران به کار می‌برید می‌توانند احساس همنوعی و رفاقت با طرف مقابل را برساند (مثل ما) یا شما را به عنوان فردی که خود را از دیگران جدا می‌داند معرفی کند (مثل من، بنده). البته در برخی شرایطی حالت دوم منطقی‌تر است به ویژه اگر می‌خواهید مسئولیت کاری را بر عهده بگیرید.

10-به حرفهای طرف مقابل دل بدهید!

با برقراری ارتباط کلامی و غیرکلامی (یا نوشتاری) به حرفهای دیگران علاقه نشان دهید. گوش دادن فعالانه بخشی از این رویه است اما باید تمایلتان را با زبان بدن، برقراری تماس چشمی (تا حدی که معذب‌کننده نباشد) و سوالات مرتبط و از روی فکر نشان دهید.

اکثر افراد مایلند در کنار کسانی باشند که در یک موضوع با آنها هم عقیده و هم سلیقه هستند. علاقه نشانه دادن به چیزی که طرف مقابل به آن اهمیت می‌دهد، برای ایجاد ارتباط با‌ او ضروری است و این نوع معاشرت باعث می‌شود ارتباط موثر بین شما بیشتر گردد.

حتما بخوانید: زندگی خود را فقط با 2 دقیقه در روز تغییر دهید: 10 عادت موثر

این تعامل مثبت شماست که محیطی را به وجود می‌آورد تا هر پیامی که می‌فرستید سفیر خاص خودش را داشته باشد و همه آن را درک می‌کنند.

هیچکدام از اینها تضمین می‌کنند که شما به هر چه می‌خواهید برسید. اما وقتی وارد گفتگو می‌شوید، اگر نیت شما واقعا این باشد که با طرف مقابل ارتباط برقرار کنید، احتمالا برای نشان دادن علاقه واقعی به دغدغه‌های او لازم نیست فیلم بازی کنید. به جای امتحان کردن روشهای دیگر، برقراری ارتباط موثر و واقعی را هدف اصلی قرار دهید.

11-حس شوخ‌طبعی‌‌تان را به کار بگیرید

شوخ‌طبعی می‌تواند بخشی از مجموعه مهارتهای برقراری ارتباط کلامی باشد. باعث تلطیف جو خواهد شد و برای طرف مقابل هم فضایی را فراهم می‌کند تا اوضاع را از زاویه دیگری ببیند و با آرامش رفتار کند.

با این حال، خنده همیشه هم خوب نیست. (مثلا هرگز به حرفهای رئیستان نخندید). هیچگاه نباید از شوخی و مزاح به عنوان سلاحی برای تحقیر دیگران یا رد حرفهایشان استفاده کنید.

حتما بخوانید: موثرترین و جدیدترین روش مقابله با استرس و کنترل 100درصد آن

شوخی بهترین راه‌حل برای ایجاد (و حفظ) رابطه دوستانه یا بهتر کردن جو و تشویق دیگران به آرامش است. با این حال حواستان به شرایط باشد. اگر وقت شوخی و خنده نیست از این کار خودداری کنید و از گفتن جوکهای بی‌ادبانه و زشت هم اجتناب کنید.

12-قاعده طلایی را به خاطر داشته باشید

قبلا درباره لبخند زدن (یا نزدن) و اینکه دیگران چطور می‌توانند صداقت یا عدم صداقت شما را بر اساس آن تشخیص دهند، صحبت کردیم. اگر از سایرین انتظار صداقت دارید، خودتان هم باید همینطور باشید.

پس قابل اعتماد و مهربان باشید. با دیگران با همان احترامی که شایسته خودتان می‌دانید، رفتار کنید. کسانی که خوب ارتباط برقرار می‌کنند ارزش روابط واقعی برای انتقال پیامشان را می‌دانند. این پیوندها مانند کرم جادویی هستند که باعث افزایش سرعت جابه‌جایی ایده‌ها از ذهنی به ذهن دیگر می‌شوند.

حتما بخوانید: چگونه عادات خوب در خودمان ایجاد کنیم (و جایگزین عادات بد کنیم)

به نفع دیگران و همینطور خودتان رابطه برقرار کنید. با زبان عشق با یکدیگر ارتباط برقرار کنید تا یک رابطه به وجود آید و یا تقویت شود. ایده‌های بزرگی را با دیگران مبادله کنید تا جهان برای همه انسانها به جای بهتری تبدیل شود.

ارتباطات موثر باید درباره اعتمادسازی و تقویت روابط باشد. بله، گاهی وقتها مکالمات پیش‌پا افتاده و بی‌ربط مثل صحبت درباره قیمت گوشت یا خرید بلیط سینما می‌توانند باعث ایجاد رابطه شوند.

آیا می‌خواهید به یک فرد خوش‌مشرب و معاشرتی تبدیل شوید؟

در جواب این سوال می‌توان گفت شما باید علاوه بر مطالعه استراتژی‌های خوب، آنها را پیاده‌سازی کنید. مانند تمام مهارتها، این مورد هم به تمرین نیاز دارد.

اما باید به دنبال فرصتی برای تمرین این مهارتها باشید تا بتوانید آنها را سریعتر به کار بگیرید. نباید منتظر شرایط فوق‌العاده و خاص در محل کار یا گردهمایی‌های اجتماعی باشید. شما در زندگی روزمره‌تان فرصتهای زیادی دارید. مثلا:

• گوش دادن فعالانه را با همسر، همکار یا دوستتان تمرین کنید.
• از قبل به اینکه در یک جلسه چطور منظورتان را برسانید، فکر کنید.
• به جای انجام چند کار به صورت همزمان، به آنچه فرزندتان می‌گوید با جان و دل گوش دهید.
• وقتی دوستتان از چیزی گله می‌کند با او ابراز همدردی کنید.
• با پرسیدن چند سوال ساده از پیشخدمت رستوران با او ارتباط برقرار کنید.

به این ترتیب این تکنیکهای جدید را در معمولی‌ترین تعاملات روزمره‌تان به کار بگیرید تا وقتی واقعا و در شرایط حساس‌تر به آنها نیاز پیدا کردید، راحت‌تر و طبیعی‌تر رابطه برقرار کنید.

حتما بخوانید: چطور ذهن و فکر خود را در کنترل کامل داشته باشیم؟ (6 گام موثر)