راهنمای کامل ایده پردازی و خلاقیت گروهی (با متد طوفان فکری)

بسیاری از ایده ها با انتقال به یک ذهن دیگر رشد می کنند. – الیور وندل هولمز

ایده پردازی واقعا موثر است!

ایده پردازی (طوفان مغزی) کاری است که همه ما، هر روز و همیشه انجام می دهیم. این حرفی ست که اکثر کسانی که در اتاق های فکر کشورهای پیشرفته انجام می دهند می گویند. دیوید آلن می گوید؛

“ایده پردازی چیزی است که ما به طور طبیعی انجام می دهیم. به محض اینکه به کاری که می خواهید انجام دهید فکر می کنید، ذهن شما به طور خودکار شروع به پاسخ دادن به پرسش هایی می کند که به رسیدن به هدف مورد نظرتان مرتبط هستند. این کار می تواند به سادگی پوشیدن لباس و یا پیچیدگی تاسیس یک شرکت باشد. ذهن ما تمایل دارد ایده هایی راجع به موضوع به شیوه ای تصادفی ایجاد کند. اما با اینکه ذهن به طور طبیعی این کار را انجام می دهد، می توانیم این کار را با خلاقیت و دقت بیشتری انجام دهیم، برای این کار باید از وسایل فکری مانند نقشه های ذهن، تخته های سفید یا رایانه استفاده کنید. ” از کتاب Ultimate Brainstorming – از دیوید آلن، نویسنده کتاب به انجام رساندن کارها

اگر سازمان ها فرهنگ تفکر خلاق را پرورش دهند، ایده پردازی به یکی از ارزشمندترین تکنیک های مورد استفاده تبدیل خواهد شد.

از طرف دیگر، ایده پردازی نادرست ممکن است آسیب های زیادی به همراه داشته باشد.

به همین دلیل است که من به ایده پردازی به عنوان بخشی از یک فرآیند بزرگتر نگاه می کنم، و آن را یک روند کامل و مجزا نمی دانم.

به کمک 9 مرحله زیر به راحتی و با موفقیت ایده پردازی کنید

گام 1: موضوع را مشخص کنید

ایده پردازی باید به یک موضوع خاص اختصاص داده شود. در غیر این صورت این خطر را دارد که با رسیدن به ایده های زیادی که نمی توان از آنها استفاده کرد به پایان برسد. قبل از شروع ایده پردازی باید مشکل یا فرصتی که می خواهید روی آن کار کنید را تعریف کنید.

یک بیانیه تعریف کنید: یک بیانیه هدف، ماموریت یا چشم انداز مرتبط با فرصت یا مسئله ای که می خواهید روی آن کار کنید در نظر بگیرید. وقتی موضوع ایده پردازی به طور واضح تعریف شود، می توانید به صورت پیش فرض یک بیانیه هدف ایجاد کنید. اگر هنوز در مورد موضوع اصلی ایده پردازی شک و شبهه دارید، از آن به عنوان وسیله ای برای شروع استفاده کنید. تعریف یک بیانیه هدف در یک جلسه ایده پردازی شرکت کنندگان را با موضوع درگیر می کند.

بیانیه هدف را از قبل به اشتراک بگذارید: بیانیه هدفی که تعریف کرده اید را قبل از جلسه با شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید. پس از تعریف بیانیه، آن را برای شرکت کنندگان ارسال کنید و اگر هنوز آن را مشخص نکرده اید، به شرکت کنندگان بگویید که در طی جلسه آن را اعلام خواهید کرد.

به بیانیه هدف بازگردید: پس از پایان جلسه، می توانید بیانیه را بررسی کنید تا مطمئن شوید اهداف مورد نظر به دست آمده اند یا خیر. تمرکز درست ایده های روشنی را برای شما به ارمغان می آورد. از آنجا که همیشه هدفی وجود دارد باید بیانیه ای نیز وجود داشته باشد.

گام 2: حد و مرزهای خود را در نظر بگیرید

چه منابعی در دسترس هستند؟ محدودیت هایی که در جلسه ایده پردازی وجود دارند را شناسایی کنید.

• برای تولید ایده از چه منابعی می توانید استفاده کنید؟
• حد مجاز شما چیست؟

برخی ممکن است بگویند که تعیین حد و مرزها می تواند یک جلسه را محدود کند و البته ممکن است ایجاد ایده ها را محدود کند. از طرف دیگر، هیچ چیز ناامید کننده تر از این نیست که یک روز کامل را صرف ایده پردازی، ارائه ایده های عالی و ارزیابی آنها برای ایجاد یک برنامه عملی کنید، و سپس به این نتیجه برسید که ایده شما به دلیل کمبود منابع قابل اجرا نخواهد بود.

حتما بخوانید: 15 تا از جدیدترین اصول موفقیت در کسب و کار و تجارت از دیدگاه افراد موفق

چه منابعی در دسترس هستند؟ ایجاد یک لیست از منابع موجود و در دسترس، گام مهمی در روند آماده سازی برای یک جلسه ایده پردازی است. سعی کنید لیست کاملی از منابعی که سازمان قادر به تامین آنها است برای جلسه ایده پردازی، تهیه کنید.

حد مجاز چیست؟ هنگام ایده پردازی برای تغییر، خوب است بدانید حد مجازتان چیست. این امر جلوی ایده هایی را که محکوم به محکومیت هستند را می گیرد.

آیا چهارچوبی وجود دارد؟ برخی سازمانها برای فرآیند تصمیم گیری از چهارچوب های ویژه ای استفاده می کنند. در صورت وجود این موارد، حتما از آنها استفاده کنید. در غیر این صورت، ممکن است جلسه ایده پردازی خود را با برنامه ای به پایان برسانید که به دلیل مغایرات با چهارچوب های سازمان، امکان اجرایی شدن ندارد.

بنابراین اگر محدودیت های خاصی وجود دارد، باید آنها را در ابتدای جلسه با شرکت کنندگان در میان بگذارید. پس از اینکه محدودیت ها را به اشتراک گذاشتید، مدیریت و / یا رهبر سازمان مسئولیت نتایج ایده پردازی را به عهده خواهند داشت.

گام 3: افراد مناسب را دعوت کنید

در جلسه به چه کسانی احتیاج دارید؟ اکنون می دانید که هدف از جلسه ایده پردازی چیست و چه منابعی در اختیار خواهید داشت، بنابراین باید به این فکر کنید که چه کسانی را باید برای این جلسه دعوت کنید.

دعوت از کل کارمندان یک بخش  برای ایجاد گروهی از شرکت کنندگان می توانید افراد حاضر و شاغل در یک بخش را دعوت کنید. اگر روی یک موضوع مالی کار می کنید، افراد حاضر در بخش مالی را دعوت کنید. اگر روی یک موضوع مربوط به مدیریت منابع انسانی کار می کنید، افراد این بخش را دعوت کنید. (من توصیه می کنم برای استفاده از دیدگاه های متفاوت در مورد موضوع از چند نفر از بخش های دیگر نیز دعوت بعمل آورید)

حتما بخوانید: 10 تا از مهم ترین راههای افزایش انگیزه در کار و زندگی طبق جدیدترین تحقیقات روز

دعوت از مدیران بخش های مختلف  اگر می خواهید حداکثر قدرت تصمیم گیری را در طول جلسه ایده پردازی خود به عنوان مثال در یک جلسه برنامه ریزی استراتژیک داشته باشید، از روسای بخش های مختلف دعوت کنید. البته توصیه می شود که مدیران قبل از اتخاذ تصمیم گیری های نهایی، جلسات کوتاه ایده پردازی با تیم خود داشته باشند تا بتوانند بستر مناسبی برای اجرای تصمیمات نهایی ایجاد کنند.

ازهمکاران خود در کنار چند فرد دیگر دعوت کنید  تیمی که با آن کار می کنید بعلاوه چند فرد دیگر از بخش های مختلف را دعوت کنید. این افراد می توانند از بخش هایی باشند که ممکن است مستقیم درگیر موضوع نباشند، اما بتوانند در آینده نقش حمایتی داشته باشند. اغلب اوقات افراد از اهمیت مشارکت بخش های مختلف با هم غافل می شوند. بخش منابع انسانی در صورت نیاز به آموزش ممکن است لازم باشد. بخش فناوری اطلاعات برای تغییرات فنی لازم است و بخش امور مالی برای ایجاد تصویر مالی شفاف لازم خواهد بود و به همین ترتیب هر بخش کارایی خود را دارد.

البته اینکه شما از چه گروهی دعوت خواهید کرد به هدف جلسه بستگی دارد.

گام 4: یک مکان انتخاب کنید

کجا می توانیم بهترین نتایج را کسب کنیم؟ مکانی که در آن جلسه ایده پردازی خود را برگزار می کنید می تواند تأثیر زیادی داشته باشد. شرکت کنندگان باید در مکانی باشند که دارای حداقل حواس پرتی است. اگر این امکان را دارید که جلسه ایده پردازی را خارج از اداره برگزار کنید، حتما این کار را انجام دهید!!

در محل کار  وقتی مدت کوتاهی برای برگزاری جلسه ایده پردازی در اختیار دارید (2 تا 3 ساعت)، برگزاری جلسه در محل کار بهترین راه حل خواهد بود. با این وجود مشکل اصلی ایده پردازی در محل کار این است که افراد ممکن است از نظر فیزیکی در آنجا حضور داشته باشند، اما ذهن آنها در فضای کاریشان باشد. در این شرایط مطمئن شوید تلفن ها و همچنین لپ تاپ ها خاموش هستند.

خارج از محل کار  وقتی 4 تا 6 ساعت یا بیشتر وقت دارید، باید جلسات را در خارج از محل کار برگزار کنید. در این صورت می توانید حواس پرتی شرکت کنندگان را از بین ببرید و مطمئن شوید در طول جلسه واقعاً حضور دارند.

ترکیبی  گزینه دیگر ترکیب این دو است، جلسه را در محل کار شروع کنید و سپس در خارج از آن به پایان برسانید. این گزینه زمانی مناسبی است که می خواهید به مسئله یا فرصت مورد نظر خود در طول جلسه نگاهی بیندازید تا همه شرکت کنندگان بتوانند روی آنچه که واقعاً مهم است تمرکز کنند.

این گزینه به زمان و منابع موجود بستگی دارد. مهم نیست جلسه را کجا برگزار می کنید، کافی است سعی کنید یک محیط راحت و همچنین یک فضای آرامش بخش ایجاد کنید.

گام 5: تکنیک های جلسه را انتخاب کنید

چه تکنیک هایی برای جلسه مناسب هستند؟ برای برگزاری یک جلسه عالی، به یک برنامه آماده نیاز دارید.

چگونه می توانم تمام ایده ها را ثبت کنم؟  بهترین راه برای جذب ایده ها، تعیین یک شخص برای ثبت آنها است، در این صورت شما به عنوان مجری مجبور نیستید، ایده ها را یادداشت کنید. به این ترتیب می توانید ایده ها را به صورت سازمان یافته جمع آوری کرده و پس از جلسه، عملی کنید.

از چه تکنیک هایی استفاده خواهم کرد؟  برای آماده کردن شرکت کنندگان برای جلسه ایده پردازی، کمی مقدمه چینی کنید. اطمینان حاصل کنید که روشی که انتخاب کرده اید با هدف شما مطابقت دارد.

برای مثال؛ وقتی شرکت کنندگان با یکدیگر آشنا نیستید، مانند مجری یک برنامه تلویزیونی با آنها برخورد کنید. یا از شرکت کنندگان بخواهید انتظارات خود را با گروه به اشتراک بگذارند، یا از تکنیک طوفان کوچک استفاده کنید و یک رویکرد مناسب نسبت به موضوع در شرکت کنندگان ایجاد کنید.

حتما بخوانید: بهترین و جدیدترین روشهای بهره وری و مدیریت زمان به صورت کاملا موثر

روش مقدمه چینی شما باید برای جلسه معنی داشته باشد. غالباً شرکت کنندگان شکایت می کنند که مقدمه چینی معنی ندارد و اتلاف وقت است، سعی کنید از این امر جلوگیری کنید.

با استفاده از تکنیک انتظارات  این تکنیک تصویر واضحی از انتظارات شرکت کنندگان برای جلسه ایجاد می کند و روش مناسبی برای ارزیابی اهداف جلسه و همچنین ایجاد ارتباط بین شرکت کنندگان است.

• مرحله 1: انتظارات به همه شرکت کنندگان خود کارتهایی بدهید و از آنها بخواهید سه انتظاری که از جلسه دارند را بنویسند.
• مرحله 2: گروه بندی شرکت کنندگان تیم های 2 یا 3 نفره تشکیل دهید. اگر با یک گروه بزرگ کار می کنید می توانید گروههای 4 یا 6 نفری ایجاد کنید.
• مرحله 3: بحث از شرکت کنندگان بخواهید حدود 10 دقیقه درمورد انتظارات خود از این رویداد با یکدیگر صحبت کنند.
• مرحله 4: نوشتن از هر تیم بخواهید 3 انتظار مشترک خود را از جلسه بنویسد.
• مرحله 5: به اشتراک گذاری انتظارات گروه را دوباره جمع کنید و از تیم های مختلف بخواهید انتظارات خود را با کل گروه در میان بگذارند (دیدگاه ها داوری نمی شوند و فقط به اشتراک گذاشته می شوند).
• مرحله 6: کارت ها را جمع کنید کارت ها را جمع کنید و در پایان جلسه به آنها نگاه بیندازید. در پایان جلسه، می توانید از شرکت کنندگان بخواهید انتظاراتی که برآورده شده اند را یادداشت کنند. برای این کار می توانید از یک پرسشنامه استفاده کنید. همچنین می توانید یک بحث کوتاه برای مقایسه انتظارات شرکت کنندگان قبل از شروع جلسه با نتیجه نهایی جلسه داشته باشید.

تکنیک طوفان کوچک (Mini Storm)  این تکنیک با استفاده از ایده پردازی در یک مقیاس کوچک، شرکت کنندگان را به یک ذهنیت درست سوق می دهد. طوفان کوچک یک روش عالی برای ایجاد یک پایه محکم برای جلسه اصلی ایده پردازی است.

• مرحله 1: قوانین را مطرح کنید  قوانین ایده پردازی را به شرکت کنندگان ارائه دهید.

1. همه چیز با تمرکز بر موضوع اصلی پیش می رود.
2. ترکیب ها ایده های جدیدی ایجاد می کنند.
3. با هم کار کنید.
4. زود قضاوت نکنید.

• مرحله 2: یک موضوع ارائه دهید  یک مشکل یا فرصت کوچک را برای کار به گروه ارائه دهید.
• مرحله 3: ایده پردازی را شروع کنید  به هر شرکت کننده 3 کارت فهرست نویسی بدهید و از آنها بخواهید روی هر کدام یک ایده بنویسند.
• مرحله 4: کارت ها را جمع کنید  کارتها را بردارید و روی صفحه قرار دهید تا در اطراف موضوع اصلی قرار بگیرند. کارتهایی که ایده های مشابه دارند، را با هم گروه بندی کنید.
• مرحله 5: ایده ها را ترکیب کنید  از شرکت کنندگان بپرسید که چه ایده هایی می توانند با هم ترکیب شوند و آن کارت ها را در صفحه روی هم قرار دهید.
• مرحله 6: گزینه سوم  اکنون اجازه دهید شرکت کنندگان بر اساس ایده های ترکیبی، یک ایده را روی کارت فهرست بنویسند.
• مرحله 7: کارت ها را جایگزین کنید  کارتهای قدیمی را با کارت های جدید جایگزین کنید.
• مرحله 8: رأی گیری  برای رتبه بندی ایده ها رأی گیری ناشناس انجام دهید.
• مرحله 9: 3 ایده برتر  سه ایده برتر را انتخاب کنید.
• مرحله 10: آخرین دور رای گیری  برنامه ها را اعلام کنید، و یک دور رای گیری دیگر داشته باشید.

روش ایده پردازی و ارزیابی را انتخاب کنید که می تواند در رسیدن به اهدفتان به شما کمک کند. مهمترین نکته در زمان انتخاب تکنیک، زمانی است که برای جلسه خود در اختیار دارید و همچنین موضوع اصلی جلسه و البته شرکت کننده هایی که در جلسه ایده پردازی شرکت می کنند. توجه داشته باشید که باید یک نسخه پشتیبان در دسترس داشته باشید و در مواقع ضروری از آن استفاده کنید.

حتما بخوانید: 30 روش افزایش انگیزه در کارکنان جهت افزایش فوق العاده راندمان کاری

تکنیک استخوان ماهی  نمودار استخوان ماهی یک نمودار علت و معلولی است که می تواند برای شناسایی علت (های) بالقوه (یا واقعی) یک مشکل (عملکرد) مورد استفاده قرار گیرد. نمودارهای استخوان ماهی سازه ای را برای بحث های گروهی در مورد دلایل احتمالی یک مشکل ایجاد می کنند.

• مرحله 1: شناسایی مشکل  ابتدا مشکلی که شرکت کنندگان با آن روبرو هستند را یادداشت کنید. سپس، مشکل را در یک کادر در سمت چپ یا راست تابلوی گزارش کار یا صفحه بنویسید و یک خط از سمت کادر بکشید.
• مرحله 2: شناسایی عوامل اصلی  حال شرکت کنندگان باید عوامل مؤثر در ایجاد مشکل را شناسایی کنند. این عوامل می توانند سیستم ها، تجهیزات، منابع، نیروهای خارجی، افراد درگیر و غیره را شامل شوند.
• مرحله 3: شناسایی علل احتمالی  برای هر عامل اصلی، که شرکت کنندگان در مرحله 2 لحاظ کرده اند، باید دلایل فرعی و احتمالی را در نظر گرفت. این دلایل را با خطوط کوتاهتر به “استخوانها” (دلایل اصلی) وصل کنید.
• مرحله 4: تجزیه و تحلیل نمودار  شرکت کنندگان اکنون می توانند با جزئیات بیشتر محتملترین علل را بررسی کنند. این کار می تواند با ایجاد یک نمودار جدید که یکی از دلایل اصلی را برجسته می کند، انجام شود.

تکنیک ارسال ایده ها  این تکنیک به چند روش کار می کند. اول از همه، این امکان را به افراد می دهد تا به طور موازی کار کنند، بنابراین جلسه را تسریع می کند و همه را یکباره درگیر می کند. علاوه بر این با توجه به اینکه هر کس باید ایده های خود را بنویسد تک تک افراد را درگیر می کند.

• مرحله 1: تعریف مسئله  مشکل را به روش عادی تعریف کنید و مطمئن شوید که برای همه شرکت کنندگان قابل درک است.
• مرحله 2: آماده سازی تیم  روی دیوار کاغذ بچسبانید. استفاده از دو یا سه تابلوی گزارش کار با هم، فضای کاری خوبی را ایجاد می دهند.  به شرکت کنندگان یادداشت های چسبان 5*3 و خودکارهای نوک نمدی بدهید. قلم ها باید به اندازه کافی ضخیم باشند تا یادداشت های ارسال شده از دور قابل خواندن باشند، البته نه آنقدر ضخیم که فقط چند کلمه روی یادداشت ها جا بگیرد.  به شرکت کنندگان بگویید روی هر یادداشت یک ایده بنویسند. اگر این کار را خودتان انجام می دهید، می توانید از یادداشت های چسبان کوچک استفاده کنید و آنها را روی برگه های استاندارد بچسبانید. حتی می توانید این کار را با کامپیوتر انجام دهید.
• مرحله 3: نوشتن ایده ها  در این مرحله شرکت کنندگان باید در سکوت مشغول نوشتن ایده ها شوند، هر ایده روی یک یادداشت چسبان. در این مرحله کاغذها روی دیوار چسبانده نمی شوند (تمرکز روی گرفتن ایده است).
• مرحله 4: ارسال ایده ها  سپس تیم ایده های خود را به روی دیوار ارسال می کند. یک روش خوب برای انجام این کار این است که هر شخص مسئولیت انتقال یک ایده را بپذیرد. شخصی که ایده را منتقل می کند، آن را می خواند و دیگران گوش می دهند. وقتی یک ایده ارسال شده، ایده های دیگری را در اعضای تیم ایجاد کند، باید آنها را یادداشت کرده و به بقیه اضافه کرد. پس از ارسال همه ایده ها، می توانید از سایر روش های خلاقانه برای تولید ایده های بیشتر استفاده کنید.
• مرحله 5: بررسی و اکتشاف  وقتی ایده ها تمام شدند، می توانید یادداشت های چسبان را بررسی کرده و ایده های مرتبط را در کنار یکدیگر قرار دهید. هنگام تلفیق ایده ها باید مراقب باشید که با یک ایده مبهم و عمومی که با ذات اجزای تشکیل دهنده خود در تضاد است نتیجه گیری نکنید. (این تکنیک ایده پردازی از ذهن های خلاق ناشی می شود)

حتما بخوانید: چطور کارکنان و زیردستانمان را پر انگیزه نگه داریم؟ (11 نکته ویژه مدیران)

تکنیک ارزیابی رای گیری  رأی گیری به طور طبیعی در دموکراسی ها به عنوان روشی مناسب و منصفانه برای انتخاب پذیرفته می شود. از آنجا که همه درگیر آن هستند، معمولاً همه با انتخاب نهایی موافقت خواهند کرد.

مرحله 1: تصمیم گیری در مورد رویه رأی گیری روش های متفاوتی وجود دارند که می توانید برای رای دادن به ایده ها از آنها استفاده کنید.

1. هر نفر چند حق رای داشته باشد، بسته به تعداد ایده ها، معمولاً یک تا پنج رای.
2. آرا دارای ارزش های متفاوتی باشند، به عنوان مثال، یک رای دارای ارزش سه، رای دیگر دارای ارزش دو و دیگری دارای ارزش یک باشد.
3. هر فرد فقط یک حق رای داشته باشد و بتواند به یک ایده خاص رای بدهد.

در زیر چند روش دیگر درباره نحوه تصمیم گیری درباره آرا بر اساس تعداد ایده هایی که برای آنها رای داده خواهد شد نمایش داده شده است:

شما همچنین باید در مورد الزامات محرمانه نیز تصمیم بگیرید. به عنوان مثال، اگر یک مدیر و زیردستان او در یک گروه حضور داشته باشند، ممکن است زیردستان از مدیر پیروی کنند.

مرحله 2: تصمیم گیری در مورد روش رای گیری  روش های مختلفی وجود دارند که می توانند برای رای گیری استفاده شوند.

رای ها را می توان به روش های مختلفی نمایش داد مانند استفاده از نقطه برای اطمینان از اینکه افراد شناسایی نمی شوند. اگر آرا دارای ارزش های متفاوتی هستند، از رنگ های مختلف برای نشان دادن آنها استفاده کنید (به عنوان مثال قرمز = 3 ، آبی = 2 ، سبز = 1).

پس از اینکه ایده ها در تابلوی گزارش کار نوشته شدند، می توان تعداد رای ها را با اعداد، علائم، علامت ضربدر یا نقطه نمایش داد.

حتما بخوانید: چطور ذهن و فکر خود را در کنترل کامل داشته باشیم؟ (6 گام موثر)

اگر نگران این هستید که افراد تحت تأثیر آرای دیگران قرار بگیرند، می توانید رای گیری را به صورت ناشناس انجام دهید. یکی از راه های این کار این است که آنها رای خود را بر روی یک کاغذ بنویسند و به شما تحویل دهند.

مرحله 3: رای دهی  از رویه ای که برای رای دادن به ایده ها طراحی شده استفاده کنید. ایده ها همیشه در قالبی نیستند که رای گیری برای آنها آسان باشد. قبل از رای گیری، ممکن است نیاز به اصلاح ایده ها داشته باشید، شاید لازم باشد مجدداً ایده های ناخوانا را بازنویسی کنید یا در مورد آنها بحث کنید تا برای همه قابل درک باشند.

مرحله 4: جمع بندی  پس از رای گیری، آرا را شمرده و از ایده انتخاب شده حمایت کنید. در این زمان می توانید یک بررسی کلی نیز انجام دهید و این سوال را مطرح کنید که آیا ایده های خوب دیگری وجود دارند که به جا مانده باشند یا خیر.

مرحله 5: تکرار روند در صورت لزوم  اگر در نهایت به آرای برابر و نتیجه نامعلوم رسیدید، ابتدا ایده های بدون رای و ایده هایی که کمترین رای را بدست آورده اند را حذف کنید، سپس کل روند را مجددا تکرار کنید. با حذف ایده هایی که رای چندانی بدست نیاورده اند، ایده های برتر نمایان تر خواهند شد.

نحوه پیگیری قبل از جلسه درباره نحوه پیگیری آن تصمیم بگیرید:

• آیا یک جلسه ایده پردازی اضافی وجود خواهد داشت؟
• آیا جلسات پیگیری کوتاه که در آن شرکت کنندگان توضیح دهند چه کارهایی انجام داده اند، چه خواهند کرد و چه موانعی بر سر راه آنها است برگزار خواهند شد؟
• یا از طریق ایمیل پیگیری خواهید کرد؟

مهم نیست که چگونه پیگیری کنید، اما پیگیری باید انجام شود.

گام 6: آماده سازی شرکت کنندگان

شرکت کنندگان چگونه آماده می شوند؟ هنگامی که در مورد زمان و مکان برگزاری جلسه ایده پردازی، حد و و مرزها و نحوه برگزاری آن و همچنین افرادی که قرار است دعوت شوند تصمیم گیری کردید، زمان آن فرا رسیده است که دعوت نامه ها را برای شرکت کنندگان ارسال کنید. دعوت نامه های خود را از طریق ایمیل ارسال کنید. زمان و مکان جلسه را مشخص کنید و از آنها بخواهید که حضور یا عدم حضور خود را به شما اطلاع دهند.

آموزش  اگر زمان و منابع کافی در دسترس دارید، یک جلسه آموزشی ویژه با شرکت کنندگان برگزار کنید و آنها را برای جلسه ایده پردازی پیش رو آماده کنید. این نه تنها گروه شرکت کنندگان را برای جلسه اصلی آماده می کند بلکه به شما این امکان را می دهد که نحوه تعامل گروه را از نزدیک ببینید. اگر رفتارهای نامناسبی در گروه وجود دارد، می توانید بعد از جلسه آموزشی، با آنها صحبت کوتاهی داشته باشید و توضیح دهید که در جلسه ایده پردازی جایی برای این رفتارها وجود نخواهد داشت (این کار را در ملاء عام انجام ندهید).

حتما بخوانید: ۳ گام ضروری برای تقویت حافظه بلند مدت (موقع یادگیری یک چیز جدید)

ایمیل  همیشه از طریق ایمیل شرکت کنندگان خود را از قبل در جریان موضوع جلسه قرار دهید و فرصت ایده پردازی به صورت خصوصی و قبل از جلسه را به آنها بدهید. این کار به شرکت کنندگان فرصت می دهد تا تحقیقات بیشتری در مورد موضوعی که محور اصلی جلسه شما خواهد بود انجام دهند. در نتیجه، شما با گروهی از شرکت کنندگان آماده همکاری خواهید کرد.

مقدمه چینی  در ابتدای جلسه کمی مقدمه چینی کنید و شرکت کنندگان را برای قسمت ایده پردازی آماده کنید. ممکن است بخواهید قبل از پرداختن به مبحث اصلی، گروه روی مسئله کوچکی که با آن روبرو هستند کار کند. مقدمه چینی شما باید با جلسه مرتبط باشد.

آماده سازی مناسب شرکت کنندگان برای جلسه ایده پردازی به اندازه خود جلسه مهم است. شرکت کنندگان باید بدانند که چه انتظاری از آنها می رود!!!

گام 7: اجرای جلسه

جلسه چگونه اجرا می شود؟ اکنون زمان آن رسیده است که جلسه ایده پردازی خود را شروع کنید، یک استقبال 15 تا 30 دقیقه ای از شرکت کنندگان داشته باشید. این امر برای این است که از حضور شرکت کنندگان با خبر شوید و خود را به آنها معرفی کنند. مستقیم سراغ جلسه نروید.

مرحله 1: جلسه را شروع کنید  قوانین را مشخص کنید. قبل از شروع جلسه؛ به شرکت کنندگان بگویید که شما جلسه را اجرا می کنید. اما قرار نیست به آنها راه حل ارائه دهید. کار شما این است که جلسات را هدایت کنید، برای شرکت کنندگان ابزارهای صحیحی برای دستیابی به اهداف جلسه فراهم کنید و از اینکه همه شرکت کنندگان در جلسه درگیر شده اند مطمئن شوید. بسته ایده پردازی را تحویل دهید و یک بار دیگر قوانین را مرور کنید:

• به کمیت اهمیت دهید
• ایده های خلاق و غیرمعمول را تشویق کنید
• از پیش داوری پرهیز کنید
• ایده ها را با هم ترکیب کنید

برای گروه توضیح دهید که هدف از مدقمه چینی تعیین پایه ها و اساس جلسه است. توضیح دهید که چه کاری می خواهید انجام دهید، یک نقشه راه واضح و مشخص به مشارکت کنندگان در تمرکز روی اهداف مورد نظر کمک خواهد کرد.

یخ ها را آب کنید  برای آماده سازی گروه مقدمه چینی کنید و یخ ها را آب کنید. این کار شرکت کنندگان را درگیر موضوع می کند. اطمینان حاصل کنید که مقدمه چینی شما مشارکت کنندگان را درگیر می کند، و همچنین نقطه تمرکز جلسه است. اغلب در جلسات از مقدمه چینی های نامرتبط استفاده می شود و این باعث می شود شرکت کنندگان از همان ابتدا احساس بیگانگی داشته باشند.

حتما بخوانید: 14 گام ساده برای تقویت قدرت مغز تا 120 درصد (تحقیقات جدید)

شفاف سازی کنید  پس از مقدمه چینی، قبل از شروع جلسه اصلی به شرکت کنندگان فرصت دهید تا سؤالاتی بپرسند. همچنین از آنها سؤال کنید تا مطمئن شوید که از انتظاراتی که از آنها می رود مطلع هستند. تصور نکنید که اگر سؤالی ندارند به این معنی است که می دانند چه انتظاری از آنها می رود.

پس از مقدمه چینی، شرکت کنندگان برای رویداد اصلی آماده هستند.

مرحله 2: ایده پردازی را شروع کنید  بیانیه هدف/ یا مشکل را ارائه دهید. این می تواند یک خط یا پاراگراف باشد. اطمینان حاصل کنید که بیانیه ای که ارائه می دهید به اندازه کافی مرتبط با موضوع باشد. هرگز جلسه خود را با یک جمله نیمه کاره مانند “ما باید فروش را افزایش دهیم” شروع نکنید. چیزی مانند جمله زیرا را امتحان کنید:

“ما به دنبال فرصت های جدیدی در بازار هستیم که فروش خود را عرض 6 ماه آینده حداقل 10٪ افزایش دهیم. برای انجام این کار می توانیم از …… استفاده کنیم. ”

در طول جلسه ایده پردازی  شرکت کنندگان را ترغیب به ایده پردازی کنید و افرادی که سعی در کنترل جلسه دارند، را تعدیل کنید. شما باید از همه ایده بگیرید. در این مرحله قرار نیست ایده ها مورد داوری قرار گیرند، آنها باید روی هم گذاشته و ترکیب شوند.

تمرکز تیم را روی هدف نگه دارید. وقتی شرکت کنندگان از موضوع دور می شوند، آنها را به سمت مبحث اصلی سوق دهید. به راحتی می توانید این کار را با پرسیدن سوالهایی در مورد مسئله مورد نظر، انجام دهید. برای این کار از سوالات بله / خیر استفاده کنید.

حتما بخوانید: روش افزایش خلاقیت در هرسنی با 13 گام ساده (علمی و ثابت شده)

گاها لازم است سؤال هایی را در گروه مطرح کنید که بتوانند نمایی تازه در مورد موضوع ایجاد کنند. برای اطمینان از اینکه مشارکت کنندگان از موضوع مورد بحث دور نشده اند، حتماً سؤال های کارآمدی از قبل تهیه کنید. وقتی شرکت کنندگان متمرکز روی موضوع هستند، اما گیر کرده اند، برای تقویت قوای فکری آنها باید از سؤالات باز استفاده کنید.

وقتی مرحله ایده پردازی به پایان رسید، کار شما هنوز تمام نشده است.