ما امروز قرار است درباره مهارت های ارتباطی و نقش و اثرشان در رزومه کاری و محل کار شما صحبت کنیم. اما اول از همه اجازه بدهید یک سوال بپرسیم: به نظرتان چه چیزی باعث برهم خوردن یک رابطه می شود؟ شاید بگویید عدم وجود اعتماد، شاید خسته شدن دو طرف از یکدیگر و شاید هم مشکلاتی که پیش روی یک رابطه وجود دارد.
با همه اینها اکثر کارشناسان معتقدند که داشتن ارتباط ضعیف بیشتر از هر چیز دیگری به یک رابطه آسیب می زند. فرقی نمی کند بخواهید با خواهر یا برادرتان رابطه خوبی داشته باشید یا با همکاران و هر کس دیگری؛ به هر حال برای داشتن یک رابطه درست و سالم باید مهارت های ارتباطی موثر را بلد باشید.
حالا این سوال مطرح می شود که مهارت های ارتباطی چه هستند و چطور باید از آنها استفاده کرد؟ مطلب امروز ما را تا انتها مطالعه کنید تا به جواب همه سوالاتتان برسید.
مهارت ارتباطی چیست؟
قبل از اینکه کاملا وارد بحث شویم و به اهمیت ارتباط موثر در محل کار برسیم، باید با اصول اولیه در این خصوص آشنا شویم.
هیئت کنفرانس کانادا (The Conference Board of Canada) یک سازمان تحقیقاتی مستقل است که راهنمایی برای مهمترین مهارت های اشتغال زایی ارائه کرده است. در این راهنما، آنها “ارتباط” را به عنوان اساسی ترین مهارت مورد نیاز و پایه توسعه پیشرفت ذکر کرده اند.
مهارتهای ارتباطی شامل موارد زیر می شوند:
- جذب، به اشتراک گذاری و درک اطلاعات ارائه شده.
- برقراری ارتباط (اعم از ارتباط نوشتاری، کلامی و غیره) به نحوی که دیگران این ارتباط را درک کنند و بفهمند.
- احترام گذاشتن به دیدگاه های دیگران از طریق تعامل داشتن و نشان دادن علاقه.
- استفاده از دانش مربوطه، آگاهی و مهارت های مرتبط برای توضیح و روشن ساختن افکار و ایده ها.
- گوش دادن به صحبت های دیگران موقع برقراری ارتباط و پرسیدن سوال برای درک بهتر گفته هایشان.
مهارت های سخت در مقایسه با مهارت های نرم
مهارت های سخت (Hard skills) در رزومه نویسی برای پیدا کردن یک شغل مناسب شامل داشتن یک سری توانایی ها و دانش خاص است (مثلا بلد بودن فتوشاپ، صندوق داری و غیره).
با این اپلیکیشن ساده، هر زبانی رو فقط با روزانه 5 دقیقه گوش دادن، توی 80 روز مثل بلبل حرف بزن! بهترین متد روز، همزمان تقویت حافظه، آموزش تصویری با کمترین قیمت ممکن!
مهارتهای نرم (Soft skills) به مهارت هایی گفته می شود که خود آموخته هستند و فرد خودش در زندگی آنها را یاد گرفته است (مثل مهارتهای اجتماعی یا مهارت سازگاری با شرایط).
در کل این مهارت ها مجموعه ای از مهارت ها را تشکیل می دهند که برای فرد جویای شغل مناسب ضروری هستند.
مهارت های ارتباطی زیر مجموعه مهارت های نرم محسوب می شوند. برای اینکه بیشتر با این نوع مهارت ها آشنا شوید به خواندن این مطلب ادامه بدهید.
مقایسه ارتباط با ارتباط موثر
اول از همه بیایید ببینیم ارتباط چیست؟ ارتباط در محیط کار عبارت است از انتقال یک ایده، دستورالعمل، نظر و یا احساس از فردی به فرد دیگر که معمولا با پاسخ و یا بازخورد از طرف شخص مقابل همراه است. ارتباط داشتن با دیگران چیزی بسیار عمیق تر از صحبت کردن معمولی با آنهاست.
اما در عین حال، ارتباط داشتن به معنای برقراری ارتباط موثر نیست و این دقیقا همان جاییست که افراد به خصوص در محل کارشان با آن به مشکل برمی خورند.
اغلب ما فکر می کنیم که به شکل موثری با بقیه ارتباط برقرار می کنیم، آن هم فقط به این دلیل که چیزی که می خواستیم بگوییم را بیان کرده ایم؛ اما این جمله را به خاطر داشته باشید که: “هیچ چیز آنقدر ساده نیست که اشتباه فهمیده نشود”.
نکته حرفه ای: تا به حال چیزی به نام قانون 7 درصد شنیده اید؟ این قانون می گوید که 7 درصد از ارتباطات ما کلامی و 93 درصد آنها غیر کلامی هستند.
انواع اصلی مهارتهای ارتباطی
مهارت های ارتباطی در محل کار را می توان به سه دسته مهارت های کلامی، غیر کلامی و نوشتاری تقسیم کرد.
ارتباط کلامی همان چیزیست که به زبان می آید. البته ارتباط کلامی موثر پیچیده تر از این حرفهاست و شامل جزئیات ظریفی مثل لحن صدای شما، نحوه تلفظ و تاکیدتان روی جملات می شود.
ارتباط غیر کلامی ارتباطی است که از راه های دیگری مثل لمس و بینایی منتقل و دریافت می شود. متدوال ترین نوع ارتباط غیر کلامی تماس چشمی، حرکات دست، حالات صورت و زبان بدن است.
ارتباط کتبی یا نوشتاری نیز عبارت است از ارتباط از طریق نوشتار مثل دست خط یا متن تایپ شده. با اینکه به نظر می رسد این نوع ارتباط باید جزو ارتباط غیر کلامی محسوب شود اما مدیران منابع انسانی ترجیح می دهند بین این دو نوع ارتباط تفاوت قائل شوند چون بخش مهمی از مصاحبه های شغلی به این نوع ارتباطات مربوط می شود.
نکته ارتباطی: طبق اعلام انجمن ملی کالج ها و کارفرمایان، مهارت های ارتباطی در فهرست مهارت هایی قرار می گیرند که کارفرمایان موقع استخدام در متقاضیان دنبال آن می گردند.
مهمترین مهارت های ارتباطی
در این قسمت به برخی از مهمترین مهارتهای ارتباطی که برای هر نیروی کاری لازم است اشاره می کنیم:
مهارت گوش دادن
ارتباط خوب با گوش دادن شروع می شود. مهارت گوش دادن یکی از ضروری ترین مهارت های ارتباطی است. البته این گوش دادن ویژگی های خاصی دارد. شما می توانید با گربه تان درباره پیروز شدن در انتخابات حرف بزنید. گربه تان صدای شما را می شنود اما این نوع گوش دادن چیزی نیست که مد نظر ماست. مهارت گوش دادن شامل دریافت و تفسیر دقیق شنیده ها و گوش دادن به شکل موثر است.
اگر شنونده بدی باشید مدیر یا کارمند بدی هم خواهید بود. در این حالت شما نمی توانید چیزی که از شما خواسته می شود را درک کنید و بفهمید چه برسد به اینکه آن را انجام بدهید! به قول نویسنده ای به نام استفان آر کاوی: “برای پاسخ دادن گوش ندهید، بلکه برای فهمیدن گوش دهید.”
مهارت تفکر و تامل
موقع برقراری یک ارتباط موثر، شما نباید صرفا فقط به صحبت های طرف مقابل گوش کنید بلکه باید آنها را بفهمید و درباره شان فکر کنید. مثلا ممکن است موقع رانندگی کردن با بغل دستی تان گفتگو کنید. اما آیا به گفتگو واقعا توجه می کنید یا صحبت های فرد مقابلتان فقط یک سری صداست که در پس زمینه می شنوید؟
وقتی دیگران با شما حرف می زنند نمی خواهند طوری واکنش نشان بدهید که انگار با دیوار صحبت می کنند! چون در این صورت می روند و با یک دیوار حرف می زنند نه با شما! آنها می خواهند شما نه تنها به حرف هایشان به خوبی گوش بدهید و آنها را بشنوید، بلکه دوست دارند حرفهایشان را بفهمید و آنها را در ذهنتان سبک و سنگین کنید.
حتما بخوانید: چگونه یک آدم باحال باشیم؟ (3 گام ضروری)
علاوه بر این لازم نیست تفکر کردن شما بعد از گفتگو پایان یابد. چیزی که مهارت تامل و تفکر را از گوش دادن جدا می کند این است که حتی وقتی صحبت های فرد تمام شده یا بعد از اتمام جلسه پشت میز کارتان یا در روز بعد به بررسی مسائل بپردازید.
نکته ارتباطی: مهارتهای مختلف ارتباطی اغلب اوقات با هم و در کنار همدیگر کار می کنند تا مکالمه و گفتگوی موثری ایجاد شود. مثلا مهارت تامل و تفکر مهارتهای شنیداری شما را تقویت می کند و داشتن تماس چشمی باعث افزایش مهارت های کلامی می شود.
مهارت دوستی
شما باید ارتباطاتتان را با لحنی دوستانه، برخوردی مودبانه و همچنین با هوشیاری عمومی تقویت کنید. هر چه فضای باز و صمیمانه تری ایجاد کنید رابطه قوی تری ایجاد می شود و افراد موقع برقراری ارتباط با شما احساس راحتی بیشتری می کنند.
ویژگی در دسترس بودن برای ارتباطات بسیار مفید است. بدون این ویژگی ممکن است فقط در آخرین لحظات با مدیر مشورت شود که آن هم خیلی دیر است. این اتفاق برای این می افتد که کارمندان با مدیر احساس راحتی نمی کنند و نمی توانند زودتر با او تماس بگیرند. ایجاد روابط نزدیک و دوستانه از وقوع چنین اتفاقاتی جلوگیری می کند.
مهارت اعتماد به نفس
شما باید موقع برقرار ارتباط به خودتان اطمینان و اعتماد داشته باشید. فقط دیگران نباید به چیزی که شما می گویید اعتقاد داشته باشند و آن را باور کنند، بلکه خودتان هم باید به حرفهایتان ایمان و اطمینان داشته باشید.
فرض کنید شما یک مدیر هستید. سعی شما به عنوان یک مدیر بر این است که کارمندانتان کم کاری نکنند. اگر کارمندان شما متوجه شوند که با اعتماد و اطمینان صحبت می کنید و به چیزی که می گویید باور دارید آنها هم بیشتر دل به کار می دهند. مثلا وقتی درباره تمدید قراردادها و یا پاداش دادن برای کار بهتر و بازدهی بیشتر حرف میزنید با اطمینان و اعتماد به نفس صحبت کنید. به این ترتیب اعضای تیمتان هم به شما اعتماد می کنند و حمایت و پشتیبانی خودشان را از شما دریغ نمی کنند.
اگر اعتماد به نفس نداشته باشید یا موقع حرف زدن و برقراری ارتباط احساس عدم اطمینان داشته باشید دیگران آن را می فهمند. همین اتفاق باعث ایجاد شک در کارمندانتان می شود و ممکن است بازدهی شان را کاهش بدهد.
12 تکنیک موثر برای ارتباط برقرار کردن و خوش مشرب شدن در محل کار
مهارت وضوح و شفافیت
در محیط کارتان کاملا واضح و شفاف عمل کنید. معنی این جمله این است که شما نباید در محل کارتان منظور اصلی تان را پشت مثال ها و جملات غیر ضروری گم کنید. حرفهای درهم برهم و بی ربط فقط باعث می شود مخاطب شما از مساله اصلی دور و منحرف شود و این اتفاق نتیجه مضری در پی خواهد داشت.
بهترین راه برای مختصر و مفید صحبت کردن این است که قبل از حرف زدن فکر کنید. اگر وقت دارید می توانید از قبل یادداشت هایی تهیه کنید. این یادداشت ها به شما کمک می کنند موقع صحبت کردن منظور اصلی تان را به وضوح منتقل کنید.
نکته حرفه ای: وضوح و دقت در ارتباطات تجاری بسیار مهم است، اما در عین حال باید مراقب باشید که کاملا رک و صریح صحبت نکنید. مثلا شما نمی توانید برای رئیستان پیام بفرستید و بگویید: “هی! دیگه نمی تونم اینجا بمونم. من واقعا از این وضع عصبانی ام!” یادتان باشد که باید مختصر و واضح حرفتان را بزنید اما در عین حال به شیوه ای حرفه ای!
مهارت پذیرش بازخورد
وقتی کسی به شما درباره صحبت هایتان بازخوردی حرفه ای می دهد به حرف هایش گوش بدهید و درباره آن فکر کنید. اینکه کسی پیش شما بیاید و بگوید قصد دارد پروژه ای که هفته ها روی آن کار کرده اید را کنار بگذارد واقعا سخت است. احتمالا دلتان می خواهد آن موقع به او حمله کنید و ناراحتی تان را نشان بدهید. اما در محیط کار این بازخوردها اغلب اوقات باید به عنوان یک انتقاد سازنده تلقی شوند تا تمسخر. شما باید از این انتقادات برای بهبود و پیشرفت خودتان، پروژه تان و اهدافتان استفاده کنید.
مهارت ارائه بازخورد سازنده
برقراری ارتباط درست مثل یک خیابان دو طرفه است. بنابراین همان اندازه که پذیرفتن بازخوردهای سازنده مهم است، دادن بازخورد سازنده هم اهمیت دارد. شما به عنوان عضوی از یک تیم و مخصوصا اگر مدیر پروژه هستید باید بازخوردی بدهید که کار و مشارکت دیگران را به جلو ببرد.
علاوه بر این شما باید صادق و روراست هم باشید و اگر جایی کار خراب شد به آنها اطلاع بدهید ولی در این مورد باید دیپلماتیک و با سیاست عمل کنید.
فریاد نزنید، اظهارنظرهای منفعلانه و پرخاشگرانه نکنید و ناامیدانه آه نکشید. این کار فقط باعث می شود اوضاع بدتر شود و مدیریت شما زیر سوال برود. در عوض، سعی کنید موقع بازخورد دادن صبور و مهربان باشید. به این ترتیب روابط را به همان شکل قبل نگه می دارید و باعث می شوید مشکل در کوتاه ترین زمان حل شود.
نکته حرفه ای: از بازخوردها استقبال کنید. محیط کاری ایده آل جاییست که در آن افراد موقع دریافت و انتقال اظهار نظرهای حرفه ای احساس راحتی می کنند. فقط بازخورد دیگران را نپذیرید، بلکه آنها را تشویق به نظر دادن هم بکنید.
مهارت بازاندیشی
ارتباط دهندگان خوب نه تنها هوش هیجانی بالایی دارند و با فرد مقابلشان همدلی می کنند و به او احترام می گذارند بلکه آنها با ذهنی باز و آزاد هم وارد گفتگو می شوند.
یادتان باشد که هیچ وقت نظر کسی را فورا رد نکنید. شما نباید نظرات، ایده ها و راه حل های بقیه را فقط به این دلیل که با آنها هم عقیده نیستید کنار بگذارید. حتی وقتی با کسی مخالف هستید، به نظر و دیدگاه او به عنوان یک فرد احترام بگذارید. این کار کلید ایجاد محیطی شاد و بدون مشکل است.
چگونه ارتباط اجتماعی برقرار کنیم؟ (3 روش داشتن ارتباطات قوی)
مهارت انتخاب رسانه مناسب
یک ارتباط دهنده خوب نه فقط به شکلی موثر ارتباط برقرار می کند، بلکه این ارتباط را از طریق یک رسانه خوب و مناسب هم ایجاد می نماید. اگر یکی از کسانی که سالها با او در ارتباط بوده اید از طریق اس ام اس و پیام کوتاه این ارتباط را تمام کند عصبانی می شوید نه؟
دقت داشته باشید که برخی موارد باید به صورت حضوری بیان شوند و برخی دیگر هم نیاز به ارائه مستندات دارند مثل درخواست مرخصی. علاوه بر این، طرف مقابلتان را هم باید در نظر بگیرید. به این فکر کنید که در آن زمان فرد سرش شلوغ است یا نه، چیزی که می خواهید بگویید خبر خوبیست یا بد. همیشه در نظر بگیرید که کدام نوع ارتباط مناسب تر و بهتر است تا بتوانید ارتباط خوب و صحیحی برقرار کنید.
مهارت ارتباطات غیر کلامی
زبان بدن بخش مهمی از ارتباطات غیرکلامی را تشکیل می دهد. از این ویژگی برای رساندن منظور خودتان استفاده کنید. مثلا تصور کنید دوستتان به تازگی از تعطیلات برگشته است و مشتاق است هر چه سریعتر ماجراهای سفرش را برای شما تعریف کند. اگر موقع حرف زدن او مدام چشمهایتان را به این طرف و آن طرف بچرخانید این پیام را می رسانید که حرفهای او اهمیتی برایتان ندارد. یا اگر مدام به ساعتتان نگاه کنید این منظور را می رسانید که کارهای مهم تری برای انجام دارید.
حرکات دست، تماس چشمی و حالت های بدن شما، همه و همه به طور ناخودآگاه (و گاهی اوقات به شکل خودآگاه) توسط فرد مقابلتان تجزیه و تحلیل می شوند. اگر زبان بدن راحت و مناسبی داشته باشید تا حد زیادی می توانید فضای دوستانه و راحتی که قبلا درباره آن صحبت کردیم را تقویت کنید.
نکته حرفه ای: فرقی نمی کند شخص درونگرا و کم حرفی باشید یا کسی باشید که همیشه عده زیادی برای شنیدن سخنرانی هایتان جمع می شوند؛ به هر حال همیشه برای بهبود و افزایش مهارت های ارتباطی تان وقت هست.
مهارت ایجاد اعتماد
با همکارانتان طوری ارتباط برقرار کنید که اعتماد آنها نسبت به خودتان جلب شود. اگر می خواهید دیگران به شما اعتماد کنند، مسائل را صادقانه بیان کنید. هیچ وقت درباره چیزی که نمی توانید به آن عمل کنید قول ندهید.
مهارت سوال پرسیدن
برای اینکه نشان بدهید به صحبت های طرف مقابلتان علاقه دارید باید سوالات مناسبی بپرسید. پرسیدن سوالات باز روش خوبی برای درگیر کردن خودتان در صحبت های طرف مقابل و درک طرز فکر او درباره یک موضوع یا مشکل خاص است. از سوالات بسته (سوالاتی که با بله یا خیر جواب داده می شوند) هم می توانید در موقع نیاز برای حل یک مشکل خاص استفاده کنید.
نمونه هایی از مهارت های ارتباطی برای رزومه کاری شما
خب، حالا آماده اصلاح رزومه خودتان هستید؟ احتمالا الان می گویید که مهارت های ارتباطی فوق العاده ای در رزومه خودتان دارید درست است؟ مشکل دقیقا همینجاست! رزومه افراد به همه می گوید که مهارت های ارتباطی آنها عالیست ولی در واقعیت آنها نمی توانند از این مهارت ها استفاده کنند. خنده دار است مگر نه؟
همه ما می دانیم که کارفرمایان دنبال متقاضیانی با بهترین مهارت های ارتباطی هستند. ما لیستی از بهترین مهارت های ارتباطی برای گنجاندن در رزومه کاری را برایتان آماده کرده ایم:
- گوش دادن فعال
- صراحت و وضوح
- همکاری
- اعتماد به نفس
- مشاوره
- ارتباطات میان فرهنگی
- دیپلماسی
- همدلی
- بازخورد
- دوستی
- رهبری
- پادرمیانی
- مذاکره
- ارتباط غیر کلامی
- بازاندیشی
- تماس تلفنی
- ارائه
- حساسیت به مشکل
- سخنرانی عمومی
- خلاصه گویی و جمع بندی
- تدریس
- ارتباط کلامی
- ارتباط نوشتاری
اگر کارفرمایان حق انتخاب داشتند هر کسی را با هر مهارت موجود انتخاب می کردند ولی نکته اینجاست که شما نمی توانید همه این مهارت ها را در رزومه تان عنوان کنید. شما باید مهارت هایی که مربوط به آن پست شغلی است را در رزومه تان بیاورید و نکات برجسته ای که نشان دهنده شخصیت، همدلی، پذیرش و سایر مهارت های ارتباطی شماست را نشان بدهید.
مهارت های ارتباطی مهمی که برای کارفرمایتان اهمیت دارد را از طریق صحبت با کارمندان فعلی یا متقاضیان دیگر پیدا کنید. اما نکته دیگری هم وجود دارد که باید به آن توجه کنید. حالا که لیست مهارت های ارتباطی تان را تنظیم کرده اید نباید فقط به همین نوشتن بسنده کنید.
به این مثال توجه کنید:
“من یک ارتباط گیرنده عالی هستم که در ارائه و دریافت بازخورد مناسب مهارت دارم. من اعتماد به نفس کافی دارم، صادق هستم و از آنجایی که ذهنی باز و استقبال کننده دارم به نظرات دیگران احترام می گذارم.”
خب، همه می توانند یک چنین رزومه ای بنویسند، پس چرا کارفرما باید شما را انتخاب کند؟ نکته اینجاست که نوشتن اینها به تنهایی کافی نیست؛ شما باید این ویژگی ها را در عمل نشان بدهید.گفتن کافی نیست، باید عمل کنید!
برای نشان دادن مهارت های ارتباطی تان از دستاوردها و اعداد و ارقام استفاده کنید تا ثابت کنید مهارت هایی که می گویید را دارید. به مثال های زیر توجه کنید:
برای نشان دادن مهارت همدلی و همکاری: آخرین تیمی که من با آن همکاری داشتم توانست بهره وری اش را 35% افزایش بدهد. پشت این اتفاق هیچ سیاست خاصی به جز همکاری مشترک برای درک و تحقق اهداف اعضای تیم نبود.
برای نشان دادن تجربه پذیری: تیم ما با افزایش تعداد نفرات و با به اشتراک گذاری شفاف تر معیارهای گروه توانست تعاملات کلیدی و عملکرد گروهی را بیش از 50% افزایش بدهد.
برای نشان دادن بازخورد: تیم ما با تغییر خط مشی و دریافت بازخورد هفتگی از هر یک از اعضا توانست روحیه و شادی گروهی را حداقل 40 درصد افزایش بدهد.
این مثالها نکات قابل توجهی هستند که می توانید آنها را در رزومه تان اضافه کنید. فقط یادتان باشد که اولین مهارت ارتباطی شما وقتی منتقل می شود که رزومه یا درخواست کارتان را تحویل می دهید.
در این زمان مهارت های گرامری، نوشتن و قصه گویی شما بلافاصله مورد آزمایش قرار می گیرند. پس اگر می خواهید در مورد مهارت های ارتباطی خود اولین تأثیر مثبت را بر جای بگذارید، حتما با نکات مهم نحوه نوشتن رزومه و کاور لتر آشنا شوید.
نکته حرفه ای: اگر از این مرحله عبور کنید، به زودی برای مصاحبه دعوت می شوید تا ارتباط کلامی و غیر کلامی شما آزمایش شود!
نکات مهم
مهارت های ارتباطی در راس مهارت هایی که کارفرمایان دنبالشان هستند قرار دارند. برای داشتن مهارت های ارتباطی قوی نکات زیر را به خاطر داشته باشید:
- باز و پذیرا باشید: فردی که ارتباط خوبی برقرار می کند، با ایجاد محیطی دوستانه و صمیمی نشان می دهد که پذیرای نظر و عقاید دیگران است و با دید باز به آنها گوش می دهد.
- بشنوید تا بفهمید: وقتی شخصی صحبت می کند فقط گوش ندهید بلکه سعی کنید تا حرف های او را بفهمید و در مورد چیزی که می گویند فکر کنید.
- شکل مناسبی برای ارتباطتان انتخاب کنید: هر سخن جایی و هر نکته مکانی دارد. برای ایجاد ارتباط موقعیت را بسنجید. رسمی بودن یا نبودن شرایط را در نظر بگیرید و از شیوه های مناسبی استفاده کنید.
- فقط حرف نزنید، نشان بدهید: شما نمی توانید فقط بگویید که فلان مهارت ارتباطی را دارید و انتظار داشته باشید که بقیه بی چون و چرا قبول کنند، بلکه باید این مهارت را با استفاده از مثال ها و تجربیات گذشته و دستاوردهایی که داشته اید نشان بدهید.
- همه چیز از رزومه شما شروع می شود: ارتباط موثر شما با کارفرما با نوشتن یک رزومه و کاور لتر مناسب و خوب شروع می شود.
