آموزش روش های جدید موفقیت در زندگی و کار

روش ارائه یک سمینار عالی و بی نقص در هر جایی (3 گام ضروری)

برگزاری سمینار فرصتی عالی برای به اشتراک گذاری دانش و تجربه خود با افراد دیگر است. صحبت کردن در مجامع عمومی می تواند دلهره آور باشد، اما تمرین و آمادگی می تواند بسیاری از این اضطراب ها را به حداقل برساند. برای ارائه بهتر یک سمینار، لازم است انتظارات سازمان دهندگان از نظر زمان و محتوا را درک کنید. سمینار خود را به عنوان یک سری از نکات کلامی درهم آمیخته با تصاویر و فعالیت های جالب سازماندهی کنید. با حفظ ارتباط چشمی، کنترل زبان بدن و صحبت صریح، خود را به عنوان یک سخنران ماهر نشان دهید.

حتما بخوانید: چطور متناسب با فرم بدنی مان لباس بپوشیم؟

بخش ۱ از ۳: آماده سازی اولیه

۱-قالب مورد انتظار را درک کنید. سمینارها می توانند به اشکال مختلفی ارائه شوند. با برگزار کننده جلسه صحبت کنید و از آنها در مورد انتظارات خود از سخنرانی شما بپرسید. ممکن است بخواهند در مورد یک مقاله از قبل منتشر شده بحث کنید. یا، شاید ترجیح دهند در طول سخنرانی تعامل کمتری با مخاطب خود برقرار کنید.

  • می توانید بپرسید، “آیا به دنبال سخنرانی هستید که بر پژوهش متمرکز باشد یا بر یک تجربه تعاملی تر؟”
  • برنامه ریزی کنید تا مخاطب را از طریق فعالیت های تعاملی درگیر کنید. انواع این فعالیت ها ممکن است متفاوت باشند، درگیری به مشارکت مخاطب کمک می کند.

۲-مخاطبان خود را در نظر بگیرید. بدانید با چه کسانی صحبت خواهید کرد و اطلاعات خود را با سطح علاقه و تجربه آنها مطابقت دهید. اگر با گروه ناآشنایی روبر هستید، از مجری سمینار بخواهید درباره پیشینه احتمالی مخاطبان اطلاعات کمی به شما بدهد. اگر قبلاً با این گروه کار کرده اید، از اطلاعاتی که در مورد آنها دارید استفاده کنید و صحبت های خود را متناسب با آنچه به آنها و شما بیشترین کمک را می کند، تنظیم کنید.

  • به عنوان مثال، در یک گفتگوی علمی با گروهی از متخصصان، ممکن است نیازی به توضیح همه اصلاحات تخصصی نداشته باشید و بتوانید سریعتر به موضوعات عمیق بپردازید.
  • بسته به مخاطب خود، ممکن است انتخاب کنید که مستقیماً با مباحث بحث برانگیز درگیر شوید یا از آنها دوری کنید.
  • حتی کمی زودتر به محل برگزاری سمینار بروید و سعی کنید با برخی از مخاطبان صحبت کنید. می توانید از یکی از حاضرین سؤال کنید، “چه چیزی باعث شده که بخواهید در این سمینار خاص شرکت کنید؟”
  • اگر در یک محیط حرفه ای هستید، پیش از زمان سخنرانی با برخی از حاضرین در مورد اینکه چه چیزی دوست دارند یاد بگیرند صحبت کنید.

۳- فناوری ارائه شده را بررسی کنید و ببینید چه چیزهایی را باید با خود بیاورید. اطمینان حاصل کنید که با فناوری موجود در اتاق راحت هستید. این ممکن است به معنای آشنایی با پاورپوینت باشد. یا، شاید نیاز به تمرین نحوه جابجایی اسلایدها با استفاده از یک کلیکر خودکار داشته باشید. حتی ممکن است لازم باشد به چگونگی تنظیم میکروفون فکر کنید، البته اگر می خواهید از آن استفاده کنید.

  • به عنوان مثال، اگر می خواهید از نمایش اسلاید استفاده کنید، باید مطمئن شوید که اتاق به یک سیستم ویدئو پروژکتور خوب مجهز شده است.

۴-از اسلایدها و کمکهای بصری مناسب با مخاطب خود استفاده کنید. وقتی شروع به پیشبرد ارائه خود می کنید، به این فکر کنید که آیا مخاطبان شما واقعاً می توانند با تصاویر شما ارتباط برقرار کنند یا خیر. به عنوان مثال، اگر از اسلاید استفاده می کنید، لازم است که قابل مشاهده، واضح و قابل خواندن باشد. از یک فونت بزرگ و حروف واضح استفاده کنید. از گرافیک های اضافی دوری کنید و متن های کوتاه درج کنید.

  • توجه داشته باشید که حدود ۱-۲ دقیقه طول می کشد تا مخاطب یک اسلاید را بخواند. بنابراین، تعداد اسلایدهای خود را بر اساس زمانی که در اختیار دارید تنظیم کنید. از تصاویری استفاده کنید که می توانند با اطلاعاتی که مستقیماً در اختیار مخاطبان خود قرار می دهید همراه باشند.
  • همچنین می توانید از سایر سبک های بصری، مانند مدل، پوستر، بروشور یا تراکت استفاده کنید. مجبور نیستید حتما از اسلایدها استفاده کنید در صورت امکان از روش های خلاقانه تر کمک بگیرید.

۵-در صورت نیاز مطالب را قبل از سمینار توزیع کنید. اگر سمینار شما به بررسی یک مقاله می پردازد، ایده خوبی است که با برگزار کننده هماهنگ کنید و حداقل چند روز قبل از جلسه، نسخه ای از مقاله را برای مخاطبان بفرستید. این به آنها کمک می کند تا سوالات و نظرات خود را آماده کنند. همچنین این امکان را برای شما فراهم می کند که با توجه به این که مخاطب تا حدی با موضوع آشنا شده به موارد عمیق تر بپردازید.

  • اگر مقاله ای که منتشر می کنید در حال تکمیل و انجام است، این مسئله را در کپی که به مخاطب می دهید عنوان کنید و یک بار دیگر در ابتدای سمینار مجددا تکرار کنید. به این ترتیب مخاطبان متوجه می شوند که شما از انتقاد سازنده و ایده های جدید استقبال می کنید.

۶-با استفاده از طرح کلی خود تمرین کنید. وقتی طرح کلی را ایجاد کردید و مطالب تصویری را آماده کردید، باید مشغول تمرین شوید. از دوستان، اعضای خانواده، همکاران یا مربی خود بخواهید به عنوان مخاطب در یک سمینار آزمایشی حاضر شوند. از خودتان فیلمبرداری کنید و سپس آنرا پخش کنید و نقاطی که نیاز به بهبود دارند را شناسایی کنید. آنقدر تمرین کنید تا سخنرانی برایتان به یک فرآیند آسان تبدیل شود.

  • بعد از هر جلسه تمرین، خلاصه ای درباره بخش هایی که از آنها راضی هستید و بخش هایی که نیاز به تمرین بیشتر دارند تهیه کنید.

۷-زودتر در محل سمینار حاضر شوید. ایده خوبی است که کمی زودتر به محل سمینار بروید، و بازرسی های لازم را انجام دهید. مقدمات کار را حاضر کرده و هر تراکت یا بروشوری که می خواهید به دست مخاطب برسانید را توزیع کنید. این کار همچنین فرصتی به شما می دهد تا در آخرین لحظات با مجری سمینار ملاقات کنید و مشکلات احتمالی را رفع کنید.

  • اگر ۱۵-۳۰ دقیقه زودتر در محل حضور پیدا کنید، معمولاً زمان کافی برای انجام کارهایی که قبل از شروع جلسه باید انجام دهید را در اختیار خواهید داشت. اگر سمینار شما سمینار بزرگی است یا بیش از حد به فناوری متکی است، بهتر است از یک ساعت قبل در محل حضور پیدا کنید.

حتما بخوانید: اهمیت زبان بدن در ارائه یک سخنرانی +چطور از آن بصورت موثر استفاده کنیم؟

بخش ۲ از ۳: مدیریت محتوا

۱-خودتان را معرفی کنید. با رفتن به روی صحنه، یا جلوی اتاق، سمینار خود را شروع کنید و یک معرفی کامل ارائه دهید. کمی در مورد پیشینه حرفه ای خود به مخاطبان بگویید. به طور خلاصه توضیح دهید که چرا به پروژه ای که امروز در مورد آن بحث خواهید کرد علاقه دارید. این کار برای این است که مخاطب با شما ارتباط برقرار کند و اعتماد بین گوینده-مخاطب را ایجاد کند.

  • در معرفی خود فروتن باشید، اما اعتبار خود را در موضوع و زمینه مورد نظر مورد تأکید قرار دهید. به جای این که تصور کنید شما بیشتر در مورد مخاطبان خود می دانید، به آنها از تجربیات خود بگویید.
  • اگر شخص دیگری شما را معرفی کرده است، اطمینان حاصل کنید که نسخه ای از زندگی نامه شما را از قبل تهیه کرده باشد. یک نسخه اضافی با خود همراه داشته باشید. وقتی زمان صحبت شما فرا رسید، در مورد اشتیاق خود به پروژه مورد نظر چند کلمه ای صحبت کنید و از برگزار کنندگان بخاطر فرصتی که در اختیارتان گذاشته اند قدردانی کنید.
  • بهترین روش شروع یک ارائه/سخنرانی در هر جایی (۳ گام مهم)

۲- بر اساس برنامه ریزی خود پیش بروید. شما باید از یک نقطه منطقی به نقطه دیگری منتقل شوید. حتی اگر کل سخنرانی را به خاطر سپرده اید، توصیه می شود یک خلاصه با خود به همراه داشته باشید. این می تواند به پیشرفت شما کمک کند. یک قانون برای ارائه سمینار این است که، “آنچه قرار است بگویید را از قبل به مخاطبان بگویید.”

  • به عنوان مثال، اگر می خواهید سمیناری را با تمرکز بر روی یک موضوع زمانی، مانند توسعه جنگ داخلی ایالات متحده انجام دهید، قبل از پرش از دوره های زمانی، حتماً به مخاطبان خود هشدار دهید.

۳- تمام مطالب را در اسلایدها یا سایر کمک های بصری درج نکنید. خواندن مستقیم از اسلایدها می تواند بسیار وسوسه‌انگیز باشد، اما در برابر این وسوسه مقاومت کنید. اسلایدها را به عنوان پشتیبانی برای نکات بزرگتری که مطرح می کنید، در نظر بگیرید. اگر به اندازه کافی تمرین کرده باشید، می توانید در مدیریت زمان نیز بهتر عمل کنید.

  • به عنوان مثال، اگر اسلایدی با عکسی از لینکلن دارید، می توانید در مورد زمان فعالیت او یا پیشینه شخصی اش، صحبت کنید. این اطلاعات لازم نیست در کنار تصویر بیان شوند.
  • یک کپی از اسلایدها را چاپ کنید و هنگام صحبت، آن را در جلوی خود نگه دارید. این به شما یادآوری می کند که کدام اسلاید در مرحله بعدی قرار دارد و می توانید به راحتی به اسلاید بعدی بروید.

۴- تعامل برقرار کنید. برای اینکه توجه مخاطبان را حفظ کرده و به آنها در یادگیری کمک کنید، باید مطمئن شوید که درگیر مطالب هستند. بازی ها، بحث ها، آزمون ها و نظرسنجی ها به آنها کمک می کنند تا در سمینار شرکت کنند.

  • یک فعالیت در راستای آب کردن یخ ها در ابتدای سمینار به شما کمک می کند تا حال و هوا را تغییر دهید و توجه مخاطب را جلب کنید.
  • می توانید مخاطبان را به گروه های کوچک تقسیم کنید تا درمورد یک مشکل، سوال یا نکته صحبت کنند.

۵-به زمان مشخص شده توجه کنید. به محض اینکه برای سمینار دعوت شدید، محدودیت های زمانی خود را شناسایی کرده و ارائه خود را بر اساس آنها طراحی کنید. زمان ارائه شما باید دقیقا به همان اندازه ای باشد که به شما گفته می شود و یا حتی کمتر. هرگز فراتر از این زمان پیش نروید. اگر خودتان را در محدودیت زمانی دیدید، جمع بندی و توضیحات بیشتر را به جلسه پرسش و پاسخ موکول کنید.

  • به عنوان مثال، می توانید بگویید، “بسیار خوب، من به پایان وقتم رسیده ام، اما مایلم در قالب پاسخ به هر سؤالی که دارید، در مورد این موضوعات بیشتر صحبت کنم.”

۶-به تمام سوالات تا حد امکان پاسخ دهید. سؤال را تکرار کنید تا اطمینان حاصل شود که کل مخاطبان می توانند آنچه که مورد بحث قرار می گیرد را بشنوند. سپس، در صورت لزوم ، لحظه ای را برای نوشتن پاسخ خود در نظر بگیرید. سعی کنید پاسخ خود را به ارائه مرتبط کنید و اطلاعاتی که به دلیل محدودیت زمانی قادر به ارائه آنها نبودید را مطرح کنید.

  • هنگام برنامه ریزی سمینار، حتماً زمانی را برای پاسخ دادن به سؤال ها در نظر بگیرید. برای جمع بندی جلسه پرسش و پاسخ- پس از پایان جلسه پرسش و پاسخ- جمله کوتاهی آماده کنید.
  • سعی کنید از هر فرد بخاطر سؤالی که مطرح کرده تشکر کنید. اگر شخص خاصی سعی دارد بر جلسه پرسش و پاسخ مسلط شود، از او بخواهید بعد از جلسه با هم صحبت کنید.
  • اگر جواب یک سؤال خاص را نمی دانید، بهتر است بگویید، “این سؤال خوبی است، اما من درباره آن اطلاعات دقیقی ندارم.”

حتما بخوانید: ۱۰ نکته بسیار مهم برای یک ارائه/سخنرانی تصویری موفق با هر نرم افزاری

بخش ۳ از ۳: اعتماد به نفس و تخصص خود را نمایش دهید

۱-تماس چشمی ثابت و مداوم را حفظ کنید. همانطور که صحبت می کنید به اطراف اتاق نگاه کنید و سعی کنید در طول ارائه خود تقریباً با همه افراد حاضر در اتاق ارتباط چشمی برقرار کنید. اگر احساس می کنید که فقط به یک قسمت از اتاق زل زده اید، خود را وادار کنید که به جهت دیگر نیز نگاه کنید. توجه داشته باشید که، فقط به پشت اتاق توجه نکنید، به افراد مختلف نگاه کنید تا بتوانید پاسخ آنها به آنچه می گویید را ارزیابی کنید.

۲-به روشنی و با اقتدار صحبت کنید. از جلسات تمرینی ضبط شده خود، متوجه می شوید که آیا صدایتان می لرزد یا به اندازه کافی رسا است یا خیر. سعی کنید صدای خود را بالا ببرید تا در صورت لزوم بتوانید بدون میکروفون صحبت کنید. همچنین، به آرامی و با دقت هر کلمه را تلفظ کنید تا همه بتوانند آنچه که می گویید را درک کنند.

  • ممکن است نوشتن جمله ای مانند “صریح صحبت کن” در حاشیه یادداشت های ارائه بتواند به شما کمک کند. این به شما یادآوری می کند تا صدای خود را در کل زمان ارائه در حد مناسب تنظیم کنید.

۳- بعد از خطا آرامش خود را حفظ کنید. اگر هنگام صحبت کردن خطایی انجام دادید، احتمال اینکه مخاطب متوجه آن نشود وجود دارد. اما اگر نگران هستید، می توانید خطای خود را خیلی سریع قبل از برگشتن به موضوع اعلام کنید. این می تواند اعتماد مخاطب به شما را تقویت کند.

  • به عنوان مثال، ممکن است بگویید، “من همین الان متوجه شدم که رقم ستون ۳ به روز نیست، بنابراین رقم دقیق تر … خواهد بود”

۴-زبان بدن خود را کنترل کنید. بازوها و دست هایتان را تحت کنترل نگه دارید و از تکان دادن قلم یا هر چیز دیگری خودداری کنید. الگوهای راه رفتن خود را بررسی کنید و سعی کنید طوری قدم بزنید که باعث حواس پرتی نشود. در حال تجزیه و تحلیل زبان بدن خود، در نظر بگیرید که آیا حرکات شما می توانند مخاطب را از محتوا منحرف کنند یا خیر، اگر اینطور باشد، باید سعی کنید آنها را به حداقل برسانید یا از بین ببرید.

  • در زمان جابجایی بین مباحث، به قسمت دیگری از اتاق بروید یا مکان خود را تغییر دهید.
  • اگر می خواهید بر یک نکته تأکید کنید، حرکت بدن خود را کاملاً متوقف کنید. پاهای خود را در کنار هم قرار دهید و قبل از بیان مطلب مورد نظر مکث کنید.
پایین-درآمدزایی
برچسب ها

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
بستن
بستن