انجام بیش از حد ارائه های پاورپوینت شاید مورد علاقه بسیاری از سخنوران باشد، ولی بزرگترین خطایی است که یک ارائه دهنده می تواند مرتکب شود! افرادی هستند که از اسلایدهای طولانی در ارائه شان استفاده می کنند و برخی از آنها مدتی طولانی به صحبت کردن ادامه می دهند که باعث می شود مخاطب بین خواندن اسلایدها و گوش دادن به آنچه سخنران می گوید در کش و قوس باشد! سایت های دانلود قالب پاورپوینت را هم بشناسید تا بتوانید یک قالب عالی برای ارائه های خود دانلود کنید.
برای ایجاد قالب ارائه ای که هم مناسب باشد و هم جذاب، باید به جزئیات ظریفی در اسلایدها و قالب آنها توجه شود که توسط افرادی تیزبین مورد بررسی قرار می گیرند.
کوچکترین و شاید تنها چیزی که بیشتر از همه مورد بی توجهی قرار گرفته است، طول واژه ها و جملاتی است که در اسلایدها به کار برده می شوند. یک ارائه پاورپونت موثر، ارائه ایست که در آن کلمات و عبارات به دقت انتخاب شده باشند و تنها آن یک کلمه و عبارت، پیام موضوع کلی را منتقل کند و به عبارتی لب کلام باشد. این مورد همان افکت است!
در این مقاله نکاتی را در اختیارتان می گذاریم که به شما در درک اینکه چه چیزهایی باید در ارائه پاورپوینت وجود داشته باشند که در عین حال برای مخاطب حرفه ای هم به خوبی پرداخته شده باشد، کمک می کند.
اگر فکر می کنید موارد کمی هستند که به توضیح بهتر ارائه کمک می کنند، آنها را به صورت بالت دار اضافه کنید. هیچ چیز بدتر از اسلایدی نیست که پر است از جملاتی که هرگز تمام نمی شوند.
مورد دیگری که باید در نظر داشته باشید، فونتی است که به کار می برید. وقتی مشغول خواندن از روی صفحه نمایش هستید، کلمات باید واضح باشند و فضای بین دو کلمه و جملات باید به اندازه کافی مناسب باشد تا خواننده گیج نشود. در صورت تمایل می توانید از فونتهای مختلف استفاده کنید اما حواستان به خوانایی و وضوح آن باشد.
اندازه فونتی که به کار می برید هم باید مورد توجه قرار گیرد، اگر اندازه اش خیلی کوچک باشد، مشکلاتی را برای خواندن ایجاد می کند و اگر بیش از حد بزرگ انتخاب شود، شبیه به کتابهای مهد کودک می شود!
با این اپلیکیشن ساده، هر زبانی رو فقط با روزانه 5 دقیقه گوش دادن، توی 80 روز مثل بلبل حرف بزن! بهترین متد روز، همزمان تقویت حافظه، آموزش تصویری با کمترین قیمت ممکن!
اسلایدهایتان را رنگارنگ کنید، اما از رنگهایی مثل زرد و قرمز که ممکن است چشم را اذیت کنند استفاده نکنید. در عوض سعی کنید از رنگهایی با تن گرم و سایه رنگهای ملایم که جو شاد و در عین حال حرفه ای را به ارائه تان اضافه می کند، استفاده نمایید. قرار دادن جلوه های بصری روشی فوق العاده برای رهایی چشم مخاطب از حجم متن های موجود در اسلاید است.
توجه به این جزئیات کوچک را در سخنرانی ها و ارائه های بعدیتان فراموش نکنید. جلب توجه مخاطب کلید اصلی موفقیت در ارائه است.
1-از مطالب جذاب برای پایداری ارائه تان استفاده کنید
اهمیتی ندارد که ارائه تان چقدر پر مایه است، در نهایت این شما هستید که مخاطبان می خواهند به او گوش دهند و نه فقط به تعدادی اسلاید در ارائه تان خیره شوند. بنابراین مطمئن شوید مطالبی که تهیه کرده اید به اندازه کافی پر محتوا و جذاب هستند که توجه مخاطبان را به ارائه تان جلب کند.
2- سادگی ضروری است
شایعترین اشتباهی که یک شخص می تواند مرتکب شود، شلوغ کردن اسلایدهاست. چرا انقدر اهمیت دارد هر چیزی را در ارائه پاورپوینتتان بگنجانید؟ گاهی اوقات ساده نگه داشتن اسلایدها، همان چیزیست که شما را در ارائه تان موفق خواهد کرد.
3- روخوانی نکنید!
این بدترین اشتباهیست که می توانید مرتکب شوید. مخاطب خودش می تواند بخواند، اما می خواهد دیدگاه و نقطه نظر شما را بداند، به علاوه شاید موردی باشد که بخواهید اضافه کنید. اگر می خواهید ارائه تان تاثیرگذار باشد، روخوانی اسلایدها را فراموش کنید. مخاطبانتان را خسته نکنید.
4- هماهنگ باشید
همزمان پیش رفتن با اسلایدهایتان از نکاتی است که باید به آن دقت کنید و برای این کار نیاز به تمرین دارید. بنابراین هنگام عوض شدن اسلایدها صحبت نکنید یا دستپاچه نشوید، با خونسردی ادامه دهید.
5- کمی زمان برای استراحت در نظر بگیرید
هیچ اشکالی ندارد اگر یک یا دو اسلاید را خالی رها کنید، این کار باعث می شود به چشم مخاطب استراحت دهید و در این مدت کوتاه با آنها گفتگو کنید. بسیاری از متخصصان هنگام پرسش سوال این کار را انجام می دهند.
6- ویرایش کنید
قبل از قرار دادن هر چیزی در یک اسلاید آن را به طور دقیق ویرایش کنید. یک اسلاید باید حاوی مطالبی باشد که شما آن را به طور شفاهی توضیح می دهید. به ویرایش ادامه دهید تا به یک جمله جذاب که همه آنها را توضیح دهد، پیدا کنید.
7- اسلایدها را به حداقل برسانید
نیازی نیست هر چیزی که می خواهد بگویید در اسلایدهایتان قرار دهید و اسلایدها را شلوغ کنید. در واقع، در بهترین و جذابترین ارائه ها هم فقط از چند اسلاید استفاده می شود. بنابراین به خاطر داشته باشید چند عدد اسلاید دارید و از آنها برای تاکید روی نکات استفاده کنید به جای اینکه کل ارائه تان را به نمایش تعداد زیادی اسلاید اختصاص دهید و تمام مطالب را در آنها دیکته کنید.
8- از فونتهای ساده استفاده کنید
چون در حال حاضر تنوع فونتها زیاد است لازم نیست از انواع عجیب و غریب و فانتزی آن استفاده کنید. سادگی بهترین چیز است. شما باید از اینکه مخاطبانتان می توانند آنچه در اسلایدها قرار داده اید را بخوانند و تشخیص دهند، مطمئن شوید. از بین فونت های فارسی، فونت B Nazanin گزینه خوبی ست.
9- اندازه فونتها قابل خواندن باشد
همیشه هنگام ارائه، مخاطب در ذهنتان باشد. همه حتی کسانی که در انتهای اتاق هستند باید بتوانند به وضوح و راحت اسلایدها را بخوانند. معمولا برای زبان فارسی تیترها را بین 16 تا 22 و متون را بین 13-16 در نظر می گیریم.
10- جملات را بولت دار کنید
به جای به کار بردن جملات طولانی که متن را خسته کننده می کنند، با بالت دار کردن از حجمشان بکاهید و از عبارات واضح و کوتاه برای انتقال پیامتان استفاده کنید.
11- از جلوه های گرافیکی مربتط استفاده کنید
پاورپوینت به شما این امکان را می دهد تا از گستره وسیعی از تصاویر برای تکمیل داده های نوشتاریتان استفاده کنید، چه آنها به صورت کلمه باشند و چه تصویر. بگذارید تصاویر داستان را روایت کنند. البته حواستان باشد مخاطبتان را با گرافیکهای غیر مرتبط گیج نکنید.
12- از برچسب گرافها و نمودارها به خوبی استفاده کنید
با اینکه عوامل بصری مثل نمودار ها و گرافها برای انتقال یک مقدار جامع از اطلاعات به صورت بخشی کوتاه و جذاب، بسیار عالی هستند، اما هنوز هم باید بسیار مراقب باشید. حتما از انواع مناسب این عوامل دیداری برای انتقال صحیح اطلاعات و تحلیلهایتان استفاده کنید. همچنین برچسبها برای نمایش داده ها باید خوانا باشند.
13- پس زمینه اسلایدهایتان را نامحسوس و ظریف انتخاب کنید
با اینکه استفاده از تصاویر جذاب و شاد بسیار عالی است اما وقتی بخواهید برای پس زمینه آنها را انتخاب کنید، باید غیر متراکم و سبک باشد طوریکه حواس مخاطب را از محتوا پرت نکند. پس زمینه تان باید با تمام اسلایدهایتان همخوانی داشته باشد. حتی اگر لایه های شما متفاوت هستند، باید با یکدیگر هارمونی داشته باشند.
14- به یاد داشته باشید که از تضاد رنگ بالا استفاده کنید
برای اطمینان از اینکه متن و سایر مطالب شما برای مخاطب در هر جای اتاق به راحتی قابل خواندن هستند، رنگ آنها را در تضاد با پس زمینه قرار دهید. محتوا به ویژه متنتان باید از پس زمینه برجسته تر باشد.
15- املای کلمات را بررسی کنید
یکی از چیزهایی که این روزها کمتر به آن توجه می شود، کلمات نوشته شده و بررسی آنها به لحاظ گرامری و املاییست. با وجود اینکه باید از متن در اسلایدها کمتر استفاده کرد، اما هنوز هم نباید از بررسی اسلایدها برای یافتن خطاهای احتمالی که ممکن است پیام اشتباهی را به مخاطب برساند، غافل شد.
16- زودتر به محل ارائه برسید و روال اجرایی را چک کنید
زودتر به محل برگزاری ارائه یا کنفرانس بروید، زیرا باید زمان کافی برای آماده شدن داشته باشید. می توانید تمام تجهیزات را بررسی کنید تا مطمئن شوید همه چیز به درستی کار می کند. مثلا، شما باید از مناسب بودن وضوح تصویر و اندازه اسلایدها وقتی روی پروژکتور نمایش داده می شوند، اطمینان حاصل کنید. انجام این کار همچنین از مشکلات نمایشی که می تواند ارائه تان را خراب کند، جلوگیری می کند.
17- بعد از ارائه به پرسش و پاسخ بپردازید
سوالات با اینکه راه خوبی برای ایجاد تعامل با مخاطبان هستند، می توانند شما را از مسیر ارائه منحرف کرده و رشته افکارتان را پاره کنند. از مخاطبتان بخواهید سوالاتش را یاداشت کرده تا در پایان ارائه به آنها پاسخ داده شود.
18- نکات مهم دیگر
با تک تک مخاطبانتان ارتباط چشمی برقرار کنید. اگر حس می کنید کمی خسته و بی حوصله شده اند، راهی پیدا کنید تا دوباره انرژی به ارائه تان بازگردد. مطمئن شوید حواس مخاطبان پرت نشده است و توجهشان به شما و مطالبی که درباره شان صحبت می کنید، است.
