kpi چیست؟ آموزش روش استفاده برای مبتدی ها

شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) معیارهای مهمی هستند که پیشرفت یک شرکت را در جهت دستیابی به اهداف استراتژیک و عملیاتی آن دنبال می کنند. نظارت بر شاخص های کلیدی عملکرد در طول زمان به سازمان ها کمک می کند تا تصمیمات بهتر و مبتنی بر داده را اتخاذ کنند.

این مقاله اطلاعات جامعی در مورد انواع مختلف KPI، نحوه انتخاب و نحوه استفاده از آنها ارائه می دهد.

تعریف شاخص های کلیدی عملکرد (KPI)

KPI یک مقدار قابل اندازه گیری است که پیشرفت یک شرکت در دستیابی اهداف تجاری را نشان می دهد.

KPI های سطح بالا برعملکرد کلی سازمان و KPI های سطح پایین روی یک بخش یا عملیات خاص در یک شرکت، مانند فروش، بازاریابی، مدیریت موجودی یا منابع انسانی تمرکز دارند. شاخص های کلیدی عملکرد مالی بر معیارهای به دست آمده از داده های حسابداری، مانند رشد درآمد و جریان نقدی خالص، تمرکز دارند.

• KPI ها معیارهایی هستند که عملکرد یک شرکت را در راستای اهدافش ارزیابی می کنند.
• KPI ها را می توان در سطح استراتژیک و عملیاتی و همچنین برای تیم ها، پروژه ها و افراد خاص ایجاد کرد.
• بهترین شیوه برای انتخاب KPI ها بر اساس تناسب با اهداف تجاری، منابع و جدول زمانی است.

شرکت ها داده های زیادی را جمع آوری می کنند، اما هر معیاری به عنوان KPI در نظر گرفته نمی شود. ویژگی متمایز KPIها این است که عملکرد را در جهت هدف خاصی که برای شرکت حیاتی است اندازه گیری می کنند.

با نظارت بر شاخص‌های کلیدی عملکرد در طول زمان، سازمان‌ها می‌توانند روندها را ردیابی کنند و فرصت‌ها و نقاط ضعف بالقوه را شناسایی کنند.

حتما بخوانید: 15 تا از اصول موفقیت در کسب و کار و تجارت از دیدگاه افراد موفق

چرا KPI برای شرکت ها مهم است؟

KPI ها ابزارهای مدیریتی مهمی هستند. آنها تمرکز و وضوح را ارائه می دهند و رفتار، بهره وری و تصمیم گیری را راحت تر می کنند. KPI ها همچنین شفافیت و مسئولیت پذیری ایجاد می کنند.

بنابراین، انتخاب شاخص های کلیدی عملکرد مناسب که با اهداف شرکت هماهنگ باشند، ضروری است. KPI ها زمانی که برای تجزیه و تحلیل پیشرفت در دوره های طولانی تر استفاده می شوند، قدرتمندتر هستند. ارزش آن‌ها زمانی بیشتر می‌شود که کسب ‌وکارها آن‌ها را در ترکیب با سایر KPIها در داشبورد در نظر بگیرند و نمای کامل ‌تری از عملیات اصلی شرکت ایجاد کنند.

انواع شاخص های کلیدی عملکرد (KPI)

KPI های زیادی برای انتخاب وجود دارند و اکثر آنها را می توان بر اساس هدفشان در دسته های وسیعی دسته بندی کرد. یکی از روش‌های رایج برای طبقه‌ بندی KPIها، چارچوب دیدگاه‌ها است که شامل موارد زیر می باشد:

• دیدگاه مشتری یا تمرکز بر نتیجه: KPI هایی که بر تعاملات مشتریان و نظرات آنها در مورد کیفیت و عملکرد محصول تمرکز دارند. این گروه ممکن است شامل رضایت مشتری، شاخص های آگاهی از برند یا میانگین زمان رسیدگی در یک مرکز تماس باشند.
• چشم انداز مالی: KPIهایی که سودآوری، نقدینگی، ریسک و کارایی مالی را بررسی می کنند. دیدگاه رشد: شاخص های کلیدی عملکردی که میزان بازده سرمایه گذاری روی تجهیزات، تحقیقات و کارکنان را برای دستیابی به رشد میان مدت و بلند مدت مطلوب اندازه گیری می کند.
• دیدگاه فرآیند: KPI هایی که بر کارایی فرآیندهای خاص تمرکز دارند.

بسیاری از صنایع از KPIهای مدیریت منابع انسانی (HRM) استفاده می کنند. این KPI ها بازده و کارایی کار کارکنان را اندازه گیری می کنند. سایر شاخص های کلیدی مدیریت منابع انسانی غیبت، گردش مالی و زمان استخدام را اندازه گیری می کنند.

در نهایت، برخی از KPI ها می توانند مختص پروژه ها باشند. این گروه پیشرفت به سمت نقاط عطف، تاریخ ها یا تحویل های کلیدی را اندازه گیری می کنند.

KPI های Leading و Lagging

هنگام تجزیه و تحلیل KPIها در هر دسته بندی، مهم است که در نظر بگیرید که شاخص Leading است یا Lagging. این فیلترها می توانند بر تصمیم گیری ها تأثیر بگذارد، به ویژه در مورد مسائل زمان بندی.

KPI هایLeading پیش بینی کننده هستند و به رویدادها یا نتایج احتمالی آینده اشاره دارند. بنابراین در برنامه ریزی ها مفید هستند. برای مثال، افزایش ناگهانی تعداد محصولات برگشتی را در نظر بگیرید. چنین چیزی ممکن است نشان دهنده یک مشکل در کیفیت یا انتظاراتی باشد که به خوبی برآروده نشده اند – و نشان می دهد که درآمد شرکت در آینده کمتر خواهد بود.

KPIهایLagging آنچه را که قبلا اتفاق افتاده را اندازه گیری می کنند. با نظارت بر این روند، شرکت ها می توانند تعیین کنند که آیا نیاز به تجدید نظر در برنامه های خود دارند یا خیر. به عنوان مثال، اگر KPI گردش موجودی در سه فصل گذشته کاهش یافته است، شرکت ممکن است بخواهد یک برنامه جدید برای ورود به بازار برای معکوس کردن روند ایجاد کند.

استفاده از ترکیبی از KPIهای Leading و Laggingبرای یک هدف، بهترین روش است. شاخص های Lagging راحت تر و دقیق تر محاسبه می شوند، اما روی گذشته متمرکز هستند. شاخص های Leading اغلب نیازمند تفسیر هستند، اما در صورت تفسیر دقیق می توانند بستر را برای تغییر مسیر فراهم کنند.

KPI های سازمانی و عملیاتی

روش دیگر برای طبقه بندی KPI ها بر اساس ماهیت سازمانی یا عملیاتی بودن آنهاست. این دسته بندی ها نیاز به تراز دقیق دارند.

• شاخص های کلیدی عملکرد سازمانی (Organizational KPIs ) اهداف استراتژیک و بلندمدت را که با ماموریت یا ارزش های یک شرکت مرتبط هستند، اندازه گیری می کنند. به عنوان مثال می توان به افزایش سهم بازار، افزایش جذب مشتری، گسترش جهانی و رشد درآمد اشاره کرد. شرکت‌ها گاهی اوقات در طول هر مرحله از چرخه عمر محصول روی یک معیار تمرکز می ‌کنند، این رویکردOMTM نامیده می ‌شود.
• KPIهای عملیاتی (Operational KPIs) بر عملکرد روزانه شرکت از نظر تاکتیکی، فرآیندهای عملیاتی و کارایی نظارت می کنند. این گروه را می توان برای فرآیندها، تیم ها و افراد اعمال کرد.

حتما بخوانید: بهترین و جدیدترین روشهای بهره وری و مدیریت زمان

KPI ها چگونه استفاده می شوند؟

KPI برای ردیابی پیشرفت به سمت یک هدف تجاری استفاده می شود. KPI ها ایجاد می ‌شوند، ارتباط برقرار می ‌کنند و سپس در دوره‌ای مشخص ردیابی می ‌شوند.

سازمان‌ها معمولاً KPIها را برای تعیین اینکه آیا اصلاحات مورد نیاز است یا خیر تجزیه و تحلیل می ‌کنند. حتی ممکن است KPI های انتخابی خود را مجددا ارزیابی کنند. برخی از KPIها ممکن است پس از رسیدن به هدف متوقف، تجدید نظر یا تمدید شوند. KPI ها اغلب برای شناسایی کارکنان، توسعه و پاداش های مالی بکار می روند.

به چند KPI نیاز دارید؟

هیچ پاسخ مشخصی برای این سوال وجود ندارد. تیم‌ های مختلف KPIهای منحصربه ‌فردی که با اهداف گروهشان همسو هستند را انتخاب می کنند. اکثر داشبوردهای KPI، سه تا پنج KPI را نمایش می دهند.

در زمان انتخاب KPI ها برای یک هدف خاص، استفاده از ترکیبی از KPIهای Leading و Lagging مفید است. به خاطر داشته باشید که KPI های سازمانی بیش از حد می تواند نشان دهنده سردرگمی استراتژی باشد.

انتخاب KPI

انتخاب و مدیریت KPIهای مناسب برای یک کسب و کار می تواند چالش برانگیز باشد. علاوه بر این انتخاب نادرست می تواند هزینه زیادی در پی باشد. پیروی از استانداردهای صنعت می تواند تا حدودی این خطر را کاهش دهد. در انتخاب KPI ها موارد زیر را در نظر بگیرید:

• KPIها باید با اهدافی که بررسی می ‌کنند همسو باشند.
• مطمئن شوید KPI سازگار و قابل اندازه گیری است.
• انتخاب KPIهای شفاف و مرتبط با هدف ضروری است.
• به چالش کشیدن و ارزیابی مجدد سودمندی KPI بر اساس هدف مورد نظر را فراموش نکنید.

30 روش افزایش انگیزه در کارکنان جهت افزایش راندمان کاری

نحوه ایجاد KPI در 5 مرحله

هنگام ایجاد KPI، مهم است که بهاهداف خاصی که قصد دارید به آنها برسید توجه داشته باشید. زیاده روی نکنید و از اهداف خود دور نشوید. KPI ها معمولا در تمام سطوح سازمان جریان پیدا می کنند و در نهایت KPI های فردی را برای هر کارمند ایجاد می کنند. برای ایجاد KPI پنج مرحله زیر را دنبال کنید:

1- یک هدف را در نظر بگیرید. هدف استراتژیک یا هدف عملیاتی را که KPI اندازه گیری می کند، به وضوح تعریف کنید.

2- معیارها را مشخص کنید. داده هایی را که برای KPI استفاده می شود شناسایی کنید و از یکپارچگی آنها اطمینان حاصل کنید. منابع عینی اطلاعات را مشخص کنید.

3- داده ها را جمع آوری کنید. نحوه جمع آوری داده ها و تعداد دفعات به روز رسانی آنها را مشخص کنید.

4- فرمول KPI بسازید. در حالت ایده‌آل، فرمول KPI باید به راحتی قابل درک باشد و به طور مداوم اعمال شود.

5-KPI ها را با افراد ذینفع به اشتراک بگذارید. اطلاعات مربوط به KPI ها شامل چیزهایی که اندازه گیری می کنند و همچنین دلایل آن را با تمامی ذینفعان به اشتراک بگذارید. این کار باید به گونه ای انجام شود که همه، به ویژه آنهایی که اقداماتشان برای دستیابی به هدف حیاتی است، با آن موافق باشند.

چرا باید برنامه ریزی کنیم؟ چگونه برنامه ریزی کنیم؟ (4 گام)

نمونه های KPI

صدها KPIوجود دارند. انتخاب مناسب به هدف مورد نظر، صنعت و شرکت بستگی دارد. نمونه‌ های معمولی KPIها عبارتند از:

فروش

• هدف فروش: فروش های جدید را با اهداف یا دوره های دیگر مقایسه می کند.
• نرخ فروش: درصد موجودی موجود فروخته شده در یک دوره معین.

مالی

• روزهای فروش معوقه (DSO) : میانگین مدت زمانی که برای دریافت وجه نقد حاصل از فروش های نسیه صرف می شود.
• حاشیه سود ناخالص: درصد درآمد پس از کسر هزینه های مستقیم تولید یک محصول یا ارائه خدمات.
• نسبت جاری: دارایی های جاری شرکت را با بدهی های جاری آن مقایسه می کند تا توانایی آن در پرداخت بدهی های کوتاه مدت را اندازه گیری کند.

مشتری

• ارزش طول عمر مشتری: میزان درآمد یک شرکت از هر مشتری در طول رابطه تجاری.
• نرخ ریزش مشتری: درصدی از مشتریان فعال که خرید را در یک بازه زمانی مشخص متوقف می کنند.
• نرخ پاسخگویی مرکز تماس: درصد تماس‌های مشتریان که در اولین دقیقه پاسخ داده می‌شوند.

عملیاتی

• نرخ واحد ناسالم: تعداد واحدهای تولید شده ناسالم را با تعداد کل واحدهای تولید شده مقایسه می کند.
• نرخ سفارش کامل: نسبت تعداد سفارش های بدون خطا در مقایسه با تعداد کل سفارش های پردازش شده.

بازار یابی

• فروش افزایشی: بررسی درآمد حاصل از ابتکارات بازاریابی نسبت به فروش پایه برای تعین میزان اثربخشی کمپین های بازاریابی.
• معیار اولین بازدید: تعداد بازدیدکنندگانی که برای اولین بار به وب ‌سایت یک شرکت می‌ آیند و سطح تعامل آنها در اولین بازدیدشان را ردیابی می‌ کند.
• بازگشت سرمایه در بازاریابی (ROMI) : میزان درآمد یک کمپین بازاریابی را با هزینه آن مقایسه می کند.

آموزش فروشندگی از صفر تا صد (و 11 نکته برای فروش دو برابری)

گزارش و داشبورد KPI

KPIها باید به طور منظم و با استفاده از جدیدترین اطلاعات موجود نظارت شوند. گزارش‌ها و داشبوردهای خودکار می ‌توانند جایگزین فرآیندهای دستی زمان ‌بر شوند.

• گزارش‌های KPI : از نرم افزارهای موجود این امکان را به شرکت ها و سازمان ها می دهند که گزارش ها را سفارشی کنند، آنها را به طور خودکار در فواصل زمانی مشخص اجرا کنند و برای سهامداران کلیدی ارسال کنند.
• داشبوردهای KPI : رابط‌ های گرافیکی که KPI و سایر اطلاعات مهم را نمایش می‌دهند، با داده‌های real-time پر می‌شوند. سفارشی سازی در اینجا نیز کلیدی است. می توانید داشبوردها را برای بخش‌ها یا قسمت های مختلف یا سازمان به‌ عنوان یک کل سفارشی کنید.

نمونه زیر نمونه ای از داشبورد مدیر فروش است و چهار KPI و KPI متر و همچنین سایر روندها، نمودارها و جداول اطلاعات مهم را نشان می دهد و به مدیریت فعالیت های روزانه در جهت رسیدن به اهداف بزرگتر کمک می کند.

دانلود یک الگوی KPI رایگان

این الگوی رایگان، شما را در هر مرحله از فرآیند توسعه KPI راهنمایی می ‌کند. فرآیند با تعیین اهداف و داده های منبع آغاز می شود. این الگو همچنین شامل فرمول نمونه و ارائه گرافیکی KPI است.

برای شروع ایجاد و ردیابی KPIهای خود، همین امروز الگو Download the template را دانلود کنید.

ردیابی KPI ها با سیستم ERP

شاخص‌های کلیدی عملکرد نشان می‌ دهند که آیا یک شرکت در مسیر دستیابی به اهداف تجاری خود قرار دارد یا خیر، اما اگر شرکت ‌ها بخواهند شاخص‌های کلیدی عملکرد را به صورت دستی بسازند و نظارت کنند، باید زمان زیادی صرف این کار کنند . این کار می تواند تحلیل و تصمیم گیری فرآیند را تحت الشعاع قرار دهد. علاوه بر این، هر گونه تاخیر می ‌تواند توانایی شرکت برای اقدام به موقع را مختل کند.

یک رویکرد موثرتر برای مدیریت KPI از طریق اتوماسیون و ادغام آن با سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یک شرکت است که تمام اطلاعاتی که سازمان برای محاسبه هر متریک به آن نیاز دارد را ذخیره می کند. ERP با تجزیه و تحلیل داده‌ها، نمودارها و KPIها که توسط داشبوردها و گزارش‌ها ارائه می‌ شوند، می تواند روند کار را برای شرکت شما تسریع کند.

بیزینس پلن: روش نوشتن و قالبهای آماده برای استفاده

KPI ها روشی عینی برای اندازه گیری پیشرفت به سمت اهداف شرکت ارائه می دهند. می توان آنها در سطح استراتژیک یا سازمانی تنظیم کرد. KPI ها به ایجاد فرهنگ مسئولیت پذیری و تصمیم گیری مبتنی بر داده کمک می کنند. ادغام با یک سیستم ERP می تواند فرآیندهای ایجاد KPI و ردیابی را کارآمد تر کند.

سوالات متداول

KPI به زبان ساده چیست؟

KPI یا شاخص کلیدی عملکرد، میزان موفقیت یک شرکت در دستیابی به اهداف یا معیارهای صنعت را اندازه گیری می کند.

پنج شاخص کلیدی عملکرد کدامند؟

شرکت ها KPI های متعددی در اختیار دارند و مواردی را انتخاب می کنند که به اهداف و فرآیندهای عملیاتی آنها نزدیک هستند. برخی KPI ها توسط طیف گسترده ای از شرکت ها در صنایع مختلف استفاده می شوند مانند حاشیه سود عملیاتی و خالص، رشد فروش و گردش حساب های دریافتنی. شرکت ها همچنین KPI های خاص صنعت خود را انتخاب می کنند.

چند نمونه از KPI ها را نام ببرید؟

KPI های سازمانی اهداف استراتژیک مانند گسترش جهانی را اندازه گیری می کنند. KPIهای عملیاتی فعالیت‌های تجاری روزانه را دنبال می ‌کنند. نمونه هایی از KPIهای سازمانی شامل رشد درآمد یا هزینه و نرخ جذب مشتری است. نمونه‌هایی از KPIهای عملیاتی عبارتند از فروش معوقه و نرخ واحد ناسالم.

KPI چیست و چرا مهم است؟

KPI پیشرفت یک شرکت را در جهت رسیدن به مجموعه ای از اهداف اندازه گیری می کند. KPI ها که در یک دوره زمانی مشخص ردیابی می شوند، به سازمان کمک می کنند تا تصمیمات بهتر و مبتنی بر داده اتخاذ کند. آنها همچنین می توانند رفتار، بهره وری و تصمیم گیری های سازمان را هدایت و شفافیت و مسئولیت پذیری را فراهم کنند.