چگونه سازمان یافته، منظم و مرتب باشیم؟ (3 گام ضروری)

اکثر مردم دوست ندارند نامرتب باشند. نظم و ترتیب زمان می برد، اما وقتی به آن عادت کردید، زندگی بسیار آسان تر می شود. برای این که واقعا مرتب باشید، باید محل زندگی و زمان خود را منظم و سازماندهی کنید و مطمئن باشیدکه تمام قرارها و تعهدات خود را پیگیری می کنید. هم چنین می توانید به شکلی سازمان یافته و منظم کار کنید تا کارآمد تر باشید و کارهای بیش تری را در مدت زمان کوتاه تر انجام دهید. نظم و ترتیب می تواند استرس و اضطراب را کاهش دهد و باعث شود که بتوانید فعالیت های روزانه خود را کنترل کنید.

حتما بخوانید: 20 راهکار ساده برای باهوش‌تر شدن (علمی و ثابت شده)

بخش اول: زمان خود را سازماندهی کنید

1- تاریخ های مهم را در یک تقویم علامت بزنید. یک تقویم تهیه کنید و آن را در محلی قرار دهید که بتوانید روزانه به آن نگاه کنید، مانند آشپزخانه، کنار تختخواب یا دفتر کار خود. هم چنین می توانید تقویم را روی دسک تاپ کامپیوتر خود قرار دهید یا از برنامه تقویم در تلفن هوشمند خود استفاده کنید. تمام تاریخ های ضروری مانند تاریخ های سر رسید و پرداخت ها، قرارها و جلسات را در تقویم علامت بزنید. مرتبا آن را به روز کنید تا به شما در سازماندهی وقتتان کمک کند.

• عادت کنید که تقویم را روزانه بررسی کنید، مانند اول صبح یا قبل از این که شب هنگام به رختخواب بروید.
• موارد را بر اساس اولویت کد گذاری و هایلایت کنید. به عنوان مثال، می توانید تاریخ های مهم را با رنگ های قرمز و آن هایی را که از نظر اهمیت در درجه پایین تری قرار دارند با رنگ زرد هایلایت کنید.
• اگر از یک برنامه تقویم در تلفن خود استفاده می کنید، می توانید چند روز یا چند ساعت قبل آن یادآوری تنظیم کنید تا یک تاریخ مهم را فراموش نکنید. هم چنین می توانید از دیگر برنامه های سازمان دهنده در تلفن خود مانند24me ، Quip و Wanderlust استفاده کنید.

2- از یک برنامه ریز روزانه استفاده کنید. یک برنامه ریز روزانه روش عالی دیگری برای سازماندهی زمان خود است. این برنامه هفته را به تعداد روزهای آن تجزیه خواهد کرد و به شما امکان می دهد برای هر روز قرار ملاقات یا جلساتی تنظیم کنید. به ویژه اگر در طول یک روز تعهدات زیادی داشته باشید بسیار مفید است. کلیه تعهدات خود را به طور ساعتی در برنامه ریز روزانه بنویسید. برنامه ریز را در ابتدای روز بررسی کنید تا بدانید که چطور برنامه ریزی کرده اید و چگونه می توانید سازمان یافته و منظم بمانید.

• به عنوان مثال شما ممکن است جلسه‌ ای را برای صبح نوشته باشید، تماس تلفنی با مشتری را بعد از ظهر و یک فرجه برای عصر در نظر گرفته باشید.

3- یک لیست برای کارهایی که انجام داده اید، داشته باشید. برای سازماندهی، یک لیست از کارهایی که انجام می دهید داشته باشید. برای کارهای کوتاه مدت می توانید یک لیست داشته باشید و یک لیست برای کارهای بلند مدتی که باید انجام دهید. لیست کارها را روی وایت برد بنویسید و آن را در جایی نگه دارید که بتوانید ببینید، مانند آشپزخانه یا اتاق خواب. کارهایی را که انجام می دهید، تیک بزنید تا هم به شما انگیزه بدهد و هم بتوانید آیتم های بیش تری را به آن اضافه کنید.

• اگر ترجیح می دهید لیست کارها را در رایانه خود نگه دارید، یک صفحه شبیه اسلاید تهیه کنید و از آن به عنوان لیستی برای انجام کارها استفاده کنید. صفحه اسلاید را روی دسک تاپ خود نگه دارید تا بتوانید هنگام تکمیل کارها، به آن نگاه کنید و موارد انجام شده را حذف کنید.
• به عنوان مثال، شما ممکن است لیستی از موارد کوتاه مدت مانند انجام تکالیف برای فردا، تمیز کردن اتاق و تهیه لوازم مورد نیاز برای هفته داشته باشید. سپس می توانید لیستی برای کارهای طولانی مدت مانند پذیرش دانشگاه در 1 ماه، یادگیری زبان عربی و یک سفر برنامه ریزی کنید.

نکته تخصصی: تمام اهداف خود را یادداشت کنید تا خود را متمرکز کنید. اهداف روزانه، هفتگی، ماهانه، سه ماهه و سالانه خود را یادداشت کنید. سپس برنامه ریزی کنید که چگونه می خواهید از وقت خود برای رسیدن به آن اهداف استفاده کنید.

4- به خاطر منظم بودن به خود جایزه بدهید. برای کمک به ایجاد انگیزه در سازماندهی و منظم بودن، از سیستم پاداش استفاده کنید. هنگامی که یک مورد از لیست کارهای خود را انجام دادید، می توانید از خود با یک غذای خوب یا رفتن به رستوران مورد علاقه خود تقدیر کنید. یا ممکن است در صورت تکمیل موارد در برنامه خود یا برنامه ریز روزانه، 5 دقیقه استراحت به خود اختصاص دهید و به پیاده روی بروید.

• هم چنین می توانید به خود با فعالیت های سرگرم کننده یا آرامش بخش، مانند بازی های ویدئویی مورد علاقه یا تماشای نمایش مورد علاقه، پاداش بدهید. این پاداش ها را تنها زمانی اختصاص دهید که وظایف واجب و ضروری را در طول روز انجام داده اید.

حتما بخوانید: 26 تکنیک برتر مدیریت زمان (در زندگی و کار)

بخش دوم: کار کردن به شیوه سازمان یافته و منظم

1- یک زمانبندی روزانه تهیه کنید. برای این که در هنگام کار سازماندهی و نظم داشته باشید، یک برنامه زمانبندی برای وظایف ایجاد کنید. کارها را بر حسب درجه اهمیت فهرست کرده و هنگام اتمام آن ها را بررسی کنید. مهم ترین وظایف را در اولویت قرار دهید، و در ادامه آن هایی را که در درجه پایین تری قرار دارند انجام دهید. انجام این کار می تواند به شما کمک کند به صورت روزمره احساس منظم بودن بودن کنید، چه در محل کار باشید و چه در مدرسه.

• به عنوان مثال، ممکن است وظایفی از قبیل انجام تکالیف یا تهیه ناهار برای فرزندانتان را در اولویت قرار دهید. سپس، ممکن است زمانی برای خواندن ایمیل یا شنیدن اخبار برنامه ریزی کنید و بعد از ظهر و عصر کارهای دیگری انجام دهید.

نکته تخصصی: سعی کنید هر روز با یک برنامه کلی یکسان پیش بروید. ایجاد عادات و روال های منظم شما را منظم تر می کند، بعلاوه فضای ذهنی بیش تری را آزاد خواهد کرد تا بتوانید کارهای خلاقانه تری انجام دهید.

2- در بین انجام کارهای روزانه استراحت و وقفه ایجاد کنید. اگرچه مهم است که همه کارهای ضروری را انجام دهید، اما باید زمان برای استراحت های کوتاه نیز اختصاص دهید. شما ممکن است بعد از انجام چندین کار، 5 دقیقه وقت استراحت برنامه ریزی کنید تا بتوانید پاهای خود را دراز کنید، به یک پیاده روی کوتاه بروید یا چند تمرین سبک انجام دهید. هم چنین ممکن است از زمان استراحت برای تهیه قهوه یا میان وعده استفاده کنید.

• استراحت باعث می شود که به خاطر کار، بیش از حد خسته و فرسوده نشوید، به خصوص اگر در طول روز کارهای زیادی برای انجام دادن داشته باشید. اگر واقعا پر مشغله هستید، سعی کنید حداقل یک استراحت در روز برنامه ریزی کنید تا ساعات زیادی بی وقفه کار نکنید.

3- چند کار را به طور همزمان انجام دهید. راه دیگری که می توانید به شیوه ای سازمان یافته تر کار کنید، چند منظوره بودن است، جایی که بین چندین کار به طور همزمان سوییچ می کنید. چند منظوره بودن به شما امکان می دهد چندین کار را در مدت زمان کوتاهی انجام دهید. هم چنین می تواند در سازماندهی و نظم بیش تر به شما کمک کند. بعلاوه در صورت تکمیل شدن یک باره کارهایی که باید انجام دهید، احساس آشفتگی و استرس کم تری می کنید.

• به عنوان مثال، می توانید کتری را برای چای روی اجاق بگذارید و حوله ها را تا بزنید، ایمیل بفرستید و در حالی که آب جوش می خورد، ماشین لباسشویی را روشن کنید. یا ممکن است رایانه خود را تنظیم کنید و در حالی که منتظر اتمام دانلود هستید، کارهای اداری یا کارهای دیگری را در دفتر کارتان انجام دهید.
• فقط به خاطر داشته باشید که برخی از مطالعات نشان داده اند که انجام چندین کار به صورت همزمان ممکن است توانایی تمرکز روی یک چیز را در آن واحد کاهش دهد.

4- در صورت لزوم وظایف را به دیگران واگذار کنید. اگر کارهای زیادی برای انجام دادن دارید، سعی کنید در صورت امکان وظایف را به دیگران واگذار کنید. ممکن است وظایف خود را به کارمندان دفتر یا سایر اعضای خانواده در خانه واگذار کنید. محول کردن وظایف به دیگران، روز شما را موثرتر می کند و به شما امکان دهد تا سازمان یافته و منظم باشید.

• به عنوان مثال، شما می توانید کارهای خانه را به فرزندان یا اعضای خانواده خود واگذار کنید، بنابراین مجبور نیستید که به تنهایی خانه را نظافت و نگهداری کنید. یا ممکن است وظایف خود را به همکارانی که اوقات فراغت دارند محول کنید تا یک ساعت وقت آزاد پیدا کنید و بتوانید تمام وظایف خود را در طول روز انجام دهید.

حتما بخوانید: 9 روش موثر برخورد/مواجهه با افراد دشوار در زندگی

بخش سوم: محیط پیرامون خود را مرتب کنید

1- اتاق خواب خود را سازماندهی و مرتب کنید. برای منظم نگه داشتن محیط پیرامون خود، با تمرکز روی اتاق خواب شروع کنید. به آیتم هایی که در اتاق خواب خود دارید دقت کنید و ببینید آیا می توانید از دست مواردی که دیگر استفاده نمی کنید یا به آن ها نیاز ندارید خلاص شوید. شلوغی اتاق خواب را کم کرده و آن را تمیز کنید تا احساس نظم بیش تری داشته باشید و فقط وسایلی را که استفاده می کنید در اتاق خواب نگه دارید.

• به عنوان مثال، شما ممکن است در اتاق خواب خود یک قفسه کتاب داشته باشید که پر از کتاب باشد. کتاب های خود را بازبینی کنید و مواردی را که دیگر نمی خوانید یا به آن ها احتیاج ندارید در جعبه قرار دهید. حتی می توانید کتاب های موجود در جعبه را به امور خیریه اهدا کنید تا از اتاق شما خارج شوند.

2- دفتر کار در محیط خانه و میز کار خود را مرتب نگه دارید. اگر یک فضای کاری در محیط خانه دارید، به این فضا توجه کرده و آن را منظم نگه دارید. تمام برگه ها و صورتحساب های روی میز خود را مرتب کنید. این موارد را در پوشه ها یا در یک فایل بایگانی مشخص قرار دهید. از شر هر گونه مدارک و اسنادی که نیاز ندارید، خلاص شوید. وسایل اداری را در کشوها یا کمد قرار دهید. خودکار و مدادهایتان را در یک پایه یا نگه دارنده قلم قرار دهید.

• هم چنین باید مواردی را که اغلب از آن ها استفاده می کنید نزدیک به فضای کاری خود قرار دهید تا در دسترس باشند. به عنوان مثال، اگر اغلب در منزل خود از منگنه استفاده می کنید، آن را در کشوی بالایی میز خود نگه دارید تا در دسترس باشد، بعلاوه با این کار همیشه می دانید که منگنه در کجا قرار دارد.
• سیم های برق را در دفتر کار خود با استفاده از زیپ های مخصوص کنار هم مرتب نگه دارید. این کار مانع از قاطی شدن، آشفتگی و کثیف شدن آن ها می شود.

3- آشپزخانه خود را سازماندهی و مرتب کنید. آشپزخانه شما احتمالا یکی از مناطق پر استفاده در منزل شما خواهد بود. با گذشتن از هر چیزی که دیگر از آن استفاده نمی کنید و یا بخشیدن آن ها به دیگران شروع کنید. ابزار و وسایل آشپزخانه شکسته یا قدیمی را دور بیندازید. سایر موارد را تمیز کنید و سپس نحوه سازماندهی وسایلی را که نگهداری می کنید، ارزیابی کنید.

• وسایل مرتبط با یک دیگر را درون کشو یا کمد مشترک قرار دهید. به عنوان مثال، تمام فنجان های قهوه را در کنار هم یا تمام بشقاب ها را در کنار هم نگه داری کنید.
• پیشخوان آشپزخانه را خالی نگه دارید و فقط مواردی را که اغلب از آن ها استفاده می کنید، مانند تخته برش یا کتری را آن جا نگه دارید.
• بعضی از موارد به جای گروه بندی فقط به نظم و ترتیب نیاز دارند. موارد متداول و منحصر به فردی مانند ادویه جات باید در دسترس باشند، مانند یک قفسه ادویه جات روی پیشخوان.
• موارد فاسد شدنی مانند برخی از مواد غذایی باید اول تر مصرف شوند. مواد غذایی با قابلیت خراب شدن، مانند مواد غذایی کنسروی را طوری در انبار نگه داری کنید که از قدیمی ترین آن ها شروع به مصرف کنید.

4- کمد لباس هایتان را سازماندهی و مرتب کنید. جای دیگری که تمایل به نامرتب شدن دارد کمد لباس است، به خصوص اگر تعداد لباس هایتان زیاد باشد. کمد خود را با دست برداشتن از لباس های قدیمی خود و خلاص شدن از شر وسایلی که دیگر نمی پوشید، سازماندهی کنید. غالبا اگر لباسی را در یک سال نپوشیدید، می توانید از شر آن خلاص شوید. مجموعه لباس های مشابه، مانند تمام شلوار جین ها در یک قفسه یا تمام کت ها را در یک نقطه از کمد خود آویزان کنید.

• به صورت نوبتی لباس هایتان را بپوشید تا بتوانید از گزینه های بیش تری استفاده کنید.
• تمام کفش هایتان را ترجیحا در یک جا کفشی یا در جعبه های دارای برچسب نگه دارید. به این ترتیب می توانید هر جفت را ببینید و دقیقا از آن چه در کمد خود دارید، اطلاع پیدا کنید.
• اگر در مرتب کردن کمد مشکل دارید، از یک سازمان دهنده کمد برای کمک به انجام این کار استفاده کنید.

5- فضای پیرامون خود را مرتبا تمیز و گردگیری کنید. برای مرتب بودن، مرتبا اتاق خواب، دفتر کار، میز کار، آشپزخانه و کمد لباس هایتان را تمیز کنید. هفته ای یک روز را به عنوان روز تمیز کاری تعیین کنید و روی تمیز کردن این نقاط تمرکز کنید. این کار باعث می شود که از هرگونه درهم و برهمی و آشفتگی که در هر منطقه از خانه جمع می شود، بکاهید. این کار حتی این امکان را برای شما فراهم خواهد کرد که بتوانید نظمی را که در هر منطقه دارید حفظ کنید و به راحتی آن ها را مرتب و سازماندهی کنید.

• هم چنین می توانید برای حفظ نظم، هر بخش خانه را به طور دوره ای در طول هفته تمیز کنید. و یک روز در میان یک گرد گیری سبک انجام دهید. بعلاوه به جای این که اجازه دهید محیط اطراف شما خیلی به هم بریزد، هر کاغذ یا صورتحسابی را که لازم ندارید، بلافاصله دور بیندازید.
• خوب است هر هفته محیط زندگیتان را تمیز کنید. اگر محیط پیرامون شما خیلی سریع نامنظم می شود، می توانید مکررا تمیز کاری کنید.

حتما بخوانید: با این تکنیک های ساده، یک بار و برای همیشه پرانگیزه و موفق بمانید!

جمع بندی (اینفوگرافی)

نکات تکمیلی

• سازماندهی فضای شما می تواند به کاهش احساس استرس و اضطراب کمک کند. اگر احساس آشفتگی می کنید، چند لحظه تمیز کاری به شما کمک می کند.
• برای کاهش احساس آشفتگی، کمی آرام بمانید و دریابید که مشکل واقعی چیست و به جای فکر کردن یا نگرانی، آن را یادداشت کنید.
• فضای دیگری که اغلب به سازماندهی و مرتب کردن نیاز دارد، گاراژ شماست.