26 تکنیک برتر مدیریت زمان (در زندگی و کار)

اگرچه مدیریت زمان می تواند بهره وری شما را افزایش دهد، اما معنای آن این نیست که مرتباً کارهای بیشتری انجام دهید. معنای مدیریت زمان این است که کارهایی که باید انجام دهید، کارهایی که می خواهید انجام دهید و مدت زمانی که نیاز دارید را در نظر بگیرید. مدیریت زمان به معنی توجه و تمرکز روی استفاده بهینه از زمان است.

مثال ساده

به یاد داشته باشید که زمان محدود است و در طول روز ساعات مشخص و محدودی برای انجام دادن کارهایی که باید انجام دهید دارید.

فرض کنید در حال پر کردن صندوق عقب اتومبیل خود هستید. وقتی صندوق پر شد، دیگر نمی توانید چیز دیگری را در آن جای دهید. برنامه روزانه شما نیز همین طور است. شما فقط می توانید کارهای ضروری را در آن بگنجانید.

حتما بخوانید: با این تکنیک های ساده، یک بار و برای همیشه پرانگیزه و موفق بمانید!

سعی کنید دید خود را نسبت به مفهوم زمان تغییر دهید، و وقت خود را صرف انجام چیزهایی که به شما در رسیدن به اهداف نهاییتان کمک نمی کنند نکنید.

26 تکنیک برتر مدیریت زمان

مهارت های مدیریت زمان در زندگی

1- زمان لازم برای انجام کارها را تخمین بزنید: سعی کنید دقیقاً تخمین بزنید که انجام هر کار چه مدت طول می کشد. این کار را برای هر پروژه ، درخواست یا وقفه ای که پیش می آید انجام دهید. از این اطلاعات استفاده کنید و تصمیم بگیرید در این مدت زمان چه کارهایی قابل انجام هستند.

2- کارهای خود را برنامه ریزی کنید: برای کارهای مهم یک هفته آینده برنامه ریزی کنید. 160 ساعت در هفته و 24 ساعت در روز را در نظر بگیرید و فعالیت های خود را برنامه ریزی کنید، از جمله زمان بیداری و خواب. اگر در برنامه خود ساعات خالی داشته باشید می توانید کارهای ناگهانی را در آن بگنجانید.

حتما بخوانید: آموزش گام به گام بهترین روش برنامه ریزی روزانه برای حداکثر بهره وری

3- برای خود اهداف SMART تعیین کنید: اهدافی را در نظر بگیرید که به شما اجازه می دهند پیشرفت خود را بسنجید. اهداف SMART خاص، قابل قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع گرایانه و حساس به زمان هستند. در نظر گرفتن اهداف SMART به جای امیدهای مبهم و واهی برای آینده شانس دستیابی به آنها را افزایش می دهد و به شما کمک می کند تا دقیقاً بدانید چه مدت طول خواهد کشید تا به اهداف خود برسید.

4- نه گفتن را یاد بگیرید: از رد درخواستهایی که با اهداف نهایی شما مغایر هستند، دریغ نکنید. راضی نگه داشتن دیگران می تواند ناتوان کننده باشند. استفاده از کلمه “نه” بسیار رهایی بخش است. شما باید بتوانید، برای خود و دیگران مرزهایی تعیین کنید و کارها را الویت بندی کنید. این قانون در مورد هر پروژه ای صدق می کند. وقت خود را هدر ندهید.

5- از قبل برنامه ریزی کنید: یکی از بزرگترین اشتباهات در مدیریت زمان، شروع روزها بدون برنامه ریزی آنچه باید انجام شود است. زمانی که برای برنامه ریزی صرف می کنید، در مقایسه با زمانی که برای انجام دادن کارها بدون هدف و برنامه لازم است بسیار کمتر است. در پایان هر روز لیستی از کارهایی که باید در روز بعد انجام شود تهیه کنید. هر صبح لیست کارهای خود را اولویت بندی کرده و شروع به کار کنید.

6- استراحت های کوتاه در نظر بگیرید: برای تداوم حرکت خود، باید هر چند وقت یکبار استراحت کنید. اگر روی چیزی کار می کنید، 25 دقیقه وقت خود را صرف انجام آن کنید-بدون وقفه- و سپس پنج دقیقه استراحت کنید- یک لیوان آب بنوشید یا به دستشویی بروید. برای احتیاط از یک تایمر استفاده کنید.

7- وقت خود را صرف انتظار نکنید: چه منتظر اتوبوس باشید و چه وقت دندانپزشکی، وقتتان گرفته خواهد شد. اما لازم نیست نگران باشید. فناوری به شما این امکان را می دهد که در هر کجا که هستید کار کنید. از این زمان برای مطالعه یک گزارش، بررسی یک مقاله یا برنامه ریزی استراتژی تبلیغاتی بعدی خود استفاده کنید.

حتما بخوانید: 15 تا از جدیدترین اصول موفقیت در کسب و کار و تجارت از دیدگاه افراد موفق

8- از انجام همزمان کارها خودداری کنید: بسیاری بر این باورند که انجام همزمان کارها روشی کارآمد برای مدیریت زمان است. اما حقیقت این است، که وقتی روی یک چیز متمرکز هستید، کار بهتری ارائه خواهید کرد. غالباً، هنگامی که سعی می کنید چند کار را همزمان انجام دهید، چندان موفق عمل نمی کنید و به نتیجه دلخواه نمی رسید. انجام چند کار به صورت همزمان مانع بهره‌وری شما خواهد شد. بنابراین اگر می خواهید مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید، باید از این کار پرهیز کنید.

9- زمان بازدهی خود را مشخص کنید: هر کس در طول روز در ساعات خاصی بازدهی بیشتری دارد. کارهای دشوار خود را برای این زمان ها برنامه ریزی کنید. همچنین، لیستی از کارهای مهم (اما غیر فوری) کوچکتر که می توانید در آن ده یا پانزده دقیقه عجیب و غریب بین جلسات انجام دهید، تهیه کنید. مواردی از قبیل برنامه ریزی ملاقات با یک دوست یا پاسخ دادن به ایمیل.

10- درمورد چیزهایی که اهمیتی ندارند تصمیم سریع بگیرید: شما هر روز تصمیم های زیادی می گیرید، و اکثر آنها در درازمدت مهم نیستند. تصمیماتی که مهم هستند را شناسایی کنید. تصمیمات کوچک مانند آنچه می پوشید یا می خورید روی یک روز شما تأثیر می گذارند، اما تصمیم های بزرگتر ​​مانند درخواست برای یک شغل جدید ممکن است روی یک سال شما تأثیر بگذارند. درکل تعداد کمی از تصمیم های شما در دراز مدت در زندگیتان تاثیر خواهند گذاشت. این تصمیم ها ارزش وقت، تأمل و تحقیق را دارند.

حتما بخوانید: 10 توصیه ی آنتونی رابینز که چکیده ی تمام کتاب های او هستند 

11- حواس پرتی ها را از بین ببرید: تلفن خود را خاموش کنید، درب را بندید، رایانه را از برق بکشید. برای از بین بردن عوامل حواس پرتی هر کاری که باید انجام دهید را انجام دهید.

12- خواب کافی داشته باشید: برخی افراد فکر می کنند برای اینکه کار بیشتری در روز انجام دهند و بازدهی بیشتری داشته باشند می توانند چند ساعت کمتر بخوابند. این درحالی است که اکثر افراد برای داشتن عملکرد مطلوب به حدود هشت ساعت خواب نیاز دارند. به بدن خود گوش فرا دهید و اطمینان حاصل کنید که به اندازه کافی می خوابید.

13- با لیست کارهایی که باید انجام دهید خود را خسته نکنید: یکی از مهمترین علل خستگی این است که به هر کاری که باید انجام دهید بیش از حد فکر کنید. باید بدانید که فکر کردن بیش از حد به چیزها آنها را ساده تر نمی کند. تنها کاری که می توانید انجام دهید این است که روی کارها متمرکز شوید و اقدامات لازم را انجام دهید.

14- از آخر هفته ها استفاده کنید: آخر هفته ها را صرف مراقبت از خود و معاشرت با دیگران کنید، اما اگر بتوانید در تعطیلات آخر هفته دو تا چهار ساعت به کارهای عقب افتاده تان برسید، هرج و مرج کمتری در طول هفته خواهید داشت.

حتما بخوانید: 10 تا از کاربردی ترین نکات کسب ثروت در زندگی طبق جدیدترین تحقیقات سال 2019

15- کارهای مرتبط را با هم انجام دهید: کارهای مرتبط را با هم انجام دهید. کارهای مختلف به روشهای مختلف فکری نیاز دارند، بنابراین ساده ترین روش این است که کارهای مشابه را با هم انجام دهید.

16- کارها را به آینده موکول نکنید: همه ما گاهی تعلل می کنیم، اما برای برخی از افراد، این یک مسئله مزمن است که مانع موفقیت می شود. دلایل تعلل خود را بررسی کنید- آیا در انتظار زمان مناسب هستید؟ یا کم کردن دشواری کار؟ یا صرفا عادت به امروز و فردا کردن دارید؟ برای ترک یک عادت، باید به طور مداوم با روش های جدید کار کنید، بنابراین تعلل را کنار بگذارید و به سراغ کار بروید.

17- عادات سالم را در خود تقویت کنید: خوردن غذای سالم، کاهش استرس و ورزش به شما کمک می کنند از انرژی، تمرکز و استقامت بیشتری برخوردار شوید و در نتیجه از زمان استفاده بهینه تری کنید.

تکنیک های مدیریت زمان در محل کار

18- یک محیط کارآمد ایجاد کنید: روی میز خود را مرتب کنید تا آنچه لازم دارید در دسترس باشد. اطمینان حاصل کنید که صندلی راحتی دارید و ارتفاع میزتان مناسب است. اگر سر و صداهای بیرون حواس شما را پرت می کند، سعی کنید با استفاده از دستگاه نویز سفید آن را خنثی کنید.

19- برای کارهای خود محدودیت های زمانی در نظر بگیرید: پروژه شما تا زمانی که زمان داشته باشید طول خواهد کشید. اگر بگویید، “من این کار را در سه ساعت به پایان می رسانم” احتمالا چنین خواهید کرد. از طرف دیگر، اگر بگویید “من اینجا می مانم و روی این پروژه کار می کنم تا به پایان برسد”، ممکن است خیلی بیشتر طول بکشد. محدودیت زمانی ، شما را مجبور می کند تا با کارآیی بیشتری تمرکز کرده و کار کنید.

20- از جزئیات جزئی چشم پوشی کنید: اکثر افراد تمایل دارند که با توجه به جزئیات کم اهمیت، پروژه ها را خیلی بیشتر از حد معمول کش دهند. بهتر است ابتدا پروژه خود را تمام کنید و بعدا آن را یکبار دیگر مرور کنید.

21- خود را سازماندهی کنید: آیا وقت زیادی را صرف جستجوی فایل های قدیمی یا ایمیل های مهمی که هفته گذشته دریافت کرده اید می کنید؟ یک سیستم مدیریت پروندهپ سازماندهی کنید تا مجبور نشوید وقت خود را صرف این مسائل کنید. طوری خود را سازماندهدی کنید که بتوانید دقیقاً آنچه که لازم دارید را پیدا کنید.

حتما بخوانید: بهترین و جدیدترین روشهای بهره وری و مدیریت زمان به صورت کاملا موثر

22- حذف کنید، به تعویق بیندازید، چشم پوشی کنید و واگذار کنید: از روش های زیر برای سازماندهی کارهای خود استفاده کنید.

• حذف کنید: پروژه های بی ارزش را حذف کنید.
• به تعویق بیندازید: هر چیزی که حساس به زمان نیست را، به تعویق بیندازید.
• چشم پوشی کنید: قسمتهای غیرضروری یک پروژه یا جلسه را نادیده بگیرید.
• واگذار کنید: کارهایی که قابلیت واگذاری به دیگران را دارند، شناسایی کنید.

23- هر روز سه کار مهم انجام دهید: نکته اصلی در اینجا انتخاب سه کار مهم و تعهد به انجام آنها است، مهم نیست که چه چیزی باشند. به این ترتیب، در پایان روز می توانید بگویید که به جای کارهای بی معنی، کارهای مهم را انجام داده اید. از آنجا که این کارها اولویت شما هستند، ابتدا آنها را انجام دهید. با تمرکز روی این کارها به خود انگیزه می دهید آنها را تا قبل از پایان روز به اتمام برسانید. انجام کارهای “مهم و ضروری” در هر روز به شما حس موفقیت می دهد.

24- از قانون 20/80 پیروی کنید: این قانون ادعا می کند که 80٪ نتایج از 20٪ از اقدامات شما حاصل می شوند. آگاهی از این قانون به شما کمک می کند تا وقت خود را الویت بندی کنید. ممکن است تصمیم بگیرید که روی 20٪ فعالیتهای خود که با اهدافتان در ارتباط هستند تمرکز کنید.

حتما بخوانید: چگونه عادات خوب در خودمان ایجاد کنیم (و جایگزین عادات بد کنیم)

25- مواردی که باعث اتلاف وقت می شوند را شناسایی کنید: بسیاری از افراد قربانی مسائل و چیزهایی می شوند که وقت آنها را می گیرند و بازدهی را پایین می آورند. چیزهای مانند گشت و گذار در اینترنت، رسانه های اجتماعی، پیام کوتاه، تماس تلفنی از این موارد هستند. فعالیت های روزانه خود را در عرض چند روز بررسی کنید تا ببینید چقدر از وقت خود را صرف این نوع فعالیت ها می کنید. سپس تا جایی که می توانید آنها را حذف کنید.

26- با هدف لذت بردن کار کنید: اکثر افراد آنقدر درگیر کار می شوند که فراموش می کنند لذت بردن بخشی از کار است. اگر بیش از حد روی انجام کارها متمرکز هستید، بدنبال راه هایی برای لذت بردن از کار خود باشید. طوری کار کنید که بتوانید از آن لذت ببرید. رضایت شغلی در بازدهی شما تاثیر می گذارد.

نتیجه گیری

وقتی به مدیریت زمان توجه بیشتری می کنید، در واقع بدون اینکه کار بیشتری انجام داده باشید، بازدهی بیشتری دارید. در ابتدا با یک یا دو تکنیک شروع کنید و به تدریج از تکنیک های بیشتری کمک بگیرید.

وقتی کارایی تکنیک ها را مشاهده کنید احتمالا سعی می کنید تعداد بیشتری از آنها را امتحان کنید.

در ادامه: 20 مهارت اجتماعی کاربردی برای اینکه دوست داشتنی تر باشیم؟