آموزش روش های جدید موفقیت در زندگی و کار

10 اشتباهات اصلی مدیریت زمان

roshd

فرض کنید ساعت 3 بعد از ظهر است و شما هنوز دارید روی همان کار کوچکی که از اول صبح شروع کرده اید، کار می کنید. لیستی از کار ها روی هم انباشته شده، خیلی از برنامه عقب افتاده اید و رئیس تان هم از شما می خواهد کارهای تان را تحویل دهید.

همه ما اکثرا در چنین شرایطی بوده ایم و بسیاری از ما تقریبا هر روزمان را در این وضعیت سپری می کنیم. علیرغم تمام تلاش ها برای مدیریت بهتر زمان، پیش بردن کار ها طبق زمان بندی و تکمیل وظایف مان اما باز هم نمی توانیم اوضاع را تحت کنترل خود در بیاوریم.

با این اوصاف توصیه می کنیم به جای روی هم انباشتن یک سری کار ناتمام، مدتی وقت بگذارید تا مشکل اصلی تان در مدیریت زمان را شناسایی کنید. اشتباه شما در کجاست و زمان تان برای چه تلف می شود؟

26 تکنیک برتر مدیریت زمان (در زندگی و کار)

برای پی بردن به این مسئله و حل آن، بیایید نگاهی بیندازیم به 10 اشتباه رایج که روند کارتان را مختل کرده و مانع از پیش روی تان طبق زمان بندی می شود.

1- اولویت بندی ندارید

اگر کارهای تان به یک اندازه اهمیت داشته باشند، اولویت بندی کار دشواری خواهد بود. مثلا فرض کنید شما به تازگی یک کار با اولویت بالا را شروع کرده اید و در اواسط کار مشغول بررسی ایده ها با اعضای تیم هستید، اما ناگهان رئیس یا یکی از همکاران تان به شما می گوید که باید روی یک کار جدید و فوری تمرکز کنیم، در این صورت مطمئنا اولویت تان تغییر خواهد کرد.

چنین شرایطی اجتناب ناپذیر است، اما در حالت کلی بد نیست شیوه اولویت بندی را یاد بگیرید که البته فرایند زمان بری است. ابزار هایی مثل Action Priority Matrix یا Google Keep (لینک دانلود) می توانند به شما در اولویت بندی و بالا بردن سطح بازدهی کمک کنند.

2-روز کاریتان را دیر شروع می کنید

اگر روزتان را زود یا حداقل به موقع شروع نکنید، تلاشتان برای انجام وظایف کاری روزانه بی نتیجه خواهد ماند. رهبران موفق در یک چیز مشترک اند و آن اینست که زود بیدار می شوند. دیر شروع کردن روز به احتمال خیلی زیاد عجله و استرس را به دنبال خواهد داشت. تعریف همه از ” زود” با هم فرق دارد، بنابراین به برنامه روزانه تان نگاهی بیندازید و مشخص کنید که روز شما باید کی شروع و کی تمام شود .

3-زمانبندی تان بی فایده است

سطح بازدهی انسان روز به روز تغییر می کند و از فردی به فرد دیگر هم متفاوت است . با این که برخی از افراد موقع بیدار شدن در اوج آمادگی و بهره وری هستند، برخی دیگر حداکثر پتانسیل شان را در هنگام غروب آفتاب نشان می دهند. ساده ترین راه برای متعادل کردن زمان این است که بفهمید اوج بازدهی شما چقدر است و همان زمان را به جای اینکه به انجام کار های کم اهمیت و تکراری اختصاص دهید، صرف کار هایی که اولویت بالاتری دارند، بکنید.

حتما بخوانید: 10 توصیه ی آنتونی رابینز که چکیده ی تمام کتاب های او هستند 

4-کار ها را به تعویق می اندازید

اهمال کاری احتمالا بدترین دشمن شما است. هیچ چیز برای تمرکز و پتانسیل واقعی شما سمی تر از دور باطل زدن و بهانه تراشی برای انجام ندادن کار واقعی نیست . این کار نه تنها یک عقب ماندگی و وقفه بزرگ در کارهایتان ایجاد می کند، بلکه باعث می شود احساس گناه کنید که چرا کارتان را شروع نکرده اید، مخصوصا اگر فوری باشد.

بهترین راه برای پیشگیری از پیشامد چنین سناریویی این است که مقدار مشخصی از زمان تان را فقط به شروع کار اختصاص دهید. این عمل تخیل شما را به کار می اندازد و توجه تان را به کاری که باید انجام بدهید جلب می کند. در نتیجه خیلی زود به طور کامل درگیر پروژه خواهید شد. اگر این روش جواب نداد ، سعی کنید کار را به چند قسمت قابل کنترل تقسیم کنید.

5- عوامل حواس پرت کننده را مدیریت نمی کنید

با اینکه کانال های ارتباطی و پلتفرم های رسانه های اجتماعی مختلف به ما امکان می دهند راحت تر با دیگران ارتباط برقرار کنیم، اما آن ها بیشتر حواسمان را پرت می کنند. تا به حال شده با خودتان بگویید یه گشت “سریع” در اینستاگرام یا توئیتر می زنم و خارج می شوم اما یک ساعت و حتی بیشتر درگیر شده باشید. مطمئنم شده!

حتی اگر از گوشی تلفن همراه فقط برای تماس یا دریافت اعلان های گروه های چت یا رسانه های اجتماعی استفاده کنید باز هم این وسیله روند کارتان را مختل کرده و خلاقیت تان را از شما می گیرد. همه اعلان ها را غیر فعال کرده، یک برنامه ریزی بدون وقفه ( وقفه بی مورد ) انجام بدهید، و زمان هایی که ضرورتی ندارند و به بطالت می گذرند را به حداقل برسانید.

6- زمان لازم برای انجام هر کار را دست کم می گیرید

یکی از شایع ترین مشکلاتی که اغلب افراد بلند پرواز با آن دست به گریبانند، محاسبه اشتباه زمان و انرژی لازم برای انجام یک کار خاص است. این رفتار معمولا در افرادی دیده می شود که بیش از حد انتظار موفق هستند و فکر می کنند می توانند همه چیز را تحت کنترل داشته باشند و همیشه همه کار ها را هر چقدر هم دشوار، به موقع تحویل خواهند داد.

اگر شما هم جز این دسته هستید، مربی افزایش بازدهی، کیمبرلی مدلوک یک راه حل برایتان دارد و آن هم این است: مدت زمانی که برای تکمیل هر یک از کار های فهرست وظایف تان نیاز دارید را بنویسید. او همچنین دو برابر کردن آن زمان را توصیه می کند. مثلا اگر قرار است یک کار 20 دقیقه طول بکشد، 40 دقیقه برایش در نظر بگیرید. خیلی پیش می‌آید که افراد زمان لازم برای انجام یک کار را کم در نظر می گیرند.

حتما بخوانید: آموزش گام به گام بهترین روش برنامه ریزی روزانه برای حداکثر بهره وری

7-چند وظیفه را با هم انجام می دهید

گاهی وقت ها ممکن است خواسته یا ناخواسته به طور هم زمان درگیر چند کار شویم. البته اگر شما بخواهید حجم کارتان را بالا ببرید، مجبورید چند وظیفه را با هم انجام بدهید. با این حال، انجام هم زمان چند کار باعث می شود نتوانید روی همه به یک میزان تمرکز داشته باشید و مسلما هیچ کدام بازده خوبی نخواهند داشت. به عبارت دیگر، اگر می خواهید از پس انجام چند کار با هم به خوبی بربیایید، باید بسیار منظم باشید و تمرکز، خلاقیت و دقت تان هم فوق العاده باشد.

در نهایت این که بهتر است بدانید چند وظیفه ای بودن کار هر کسی نیست. پس فکر چنین کاری را از سرتان بیرون کرده و سعی کنید در هر زمان فقط روی یک کار متمرکز شوید . این امر به شما کمک می کند تا کارتان را با کیفیت بسیار بالاتری تحویل دهید.

8-کار می کنید اما بدون مدیریت درست

همه ما دوست داریم روی کار های با ارزش تمرکز کنیم اما گاهی اوقات راه مان را گم می کنیم و به انجام یک سری کار های کم اولویت می پردازیم که نه تنها انرژی و وقت مان را می گیرند، بلکه روی نتیجه نهایی هم تأثیر کمی دارند یا اصلا هیچ تاثیری ندارند. برای این که شما در چنین شرایطی قرار نگیرید، از خودتان بپرسید:

  • آیا این کاری که می کنم فایده ای دارد؟
  • این کار مرا چه تاثیری روی هدف نهایی ام دارد؟
  • آیا این کار را می توان به فرد دیگری محول کرد؟

اگر چند کار جزئی هست که باید تکمیل شود، سعی کنید آن ها را به عنوان یک کار و در یک زمان خاص جمع کنید. مثلا به جای این که هر روز یک کار انجام بدهید ، وظایف جزئی سه روز را در یک بعد از ظهر انجام بدهید.

9-کمال گرا هستید

ما در تمام عمرمان در حال یادگیری هستیم. هر بار که یک پروژه جدید را شروع می کنیم، با موانع متعددی روبرو می شویم، اما این را هم یاد می گیریم که چطور در طول مسیر از آن ها عبور کنیم. با این که همیشه باید کار را به نحو احسن انجام بدهید، اما یادتان باشد که گاهی اوقات خوب بهتر از عالی است!

این مسئله به اولویت بندی برمی گردد. یعنی اگر زمان تان محدود است و نمی خواهید در ساعات اضافه کار کنید، گاهی اوقات باید به تحویل یک کار خوب بسنده کنید و اجازه ندهید کمال گرایی تان شما را به دردسر بیندازد!

10-نادیده گرفتن زمان استراحت

چه در حال انجام یک کار فوری باشید و چه چند تا کار کم اهمیت، زمانی را به استراحت اختصاص دهید. طبق مطالعات به عمل آمده، مغز ما طوری ساخته نشده که بتواند هشت ساعت تمرکز کند. تنها راه حل منطقی این است که دست از کار بکشید و کاری را انجام دهید که به شغل تان مرتبط نیست ؛ مثلا غذا بخورید، پیاده روی سریع انجام دهید، ورزش کنید، یا اصلا کاری انجام ندهید و استراحت کنید. در این بازه زمانی باید ذهن تان را پاک کنید و انرژی روانی بیشتری برای ادامه کار به بدست آورید.

20 روش جدید بهره وری و مدیریت زمان به صورت موثر (اینفوگرافی)

پایین-درآمدزایی

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا